戦略コンサルタントのビジネスライティング
この記事を読むと分かる事
  • ビジネスライティングとは
  • ライティングの基本と事例
  • ビジネスライティングの身につけ方
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ビジネスライティングは戦略コンサルタントにとって重要なスキル

ビジネスパーソンにとって、ビジネスライティングスキルが重要なことは言うまでも無いでしょう。日決裁書や報告書、社外・社内向けのメールやレターなど、ビジネスライティングは日々の業務の中に必ず登場します。

もちろん、戦略コンサルタントにとっても、ビジネスライティングは重要なスキルです。そして、戦略コンサルタントに求められるビジネスライティングスキルは、一般によく知られるスキルに加えていくつかポイントがあります。

それらの中には一般のビジネスパーソンにとっても有益なものも多いので、この記事ではそうした戦略コンサルタントのビジネスライティングスキルについてご紹介します。

ビジネスライティングとは?

ビジネスライティングとは

まず、ビジネスライティングとは何かを簡単に確認しておきます。当たり前ですが、ビジネスライティングとは、「ビジネス」で使用される文書を「ライティング」する(書く)ことです。
「ビジネス文書」というと、報告書や企画書などを思い浮かべがちですが、文書作成上の大切なポイントはメールや手紙、さらにプレゼンテーション資料などにも共通です。

 

ビジネスライティングの基本

ビジネスライティングの必要要件

ビジネス文書はビジネスを円滑に進めるために作成されます。従って、ビジネスで用いられる時に必要な要件を満たしている必要があります。具体的な必須要件をいくつか挙げるとするならば、おおよそ下記に集約されるでしょう。

  •  正確である
  • わかりやすい
  •  簡潔である
  •  常識的なマナーを満たしている

ビジネス文書の書き方の基本

ビジネス文書の必要要件を満たすための「基本中の基本」としては、以下のようなものがあります。ビジネスライティングスキルというより、社会人としての常識かもしれません。

  • 誤字・脱字をしない
  • 読点、句読点を適切に使い、一文を長くし過ぎない
  • 適切に漢字を使い、ひらがな過多、漢字過多にならないようにする
  • 社内文書、対外文書の別に応じて、敬語・丁寧語・謙譲語を正しく使いこなす
  • 略語、専門用語などを使い過ぎない

ただ、ビジネスライティングスキルとして、よく挙げられるのは上記のような基本中の基本より、文書のまとめ方や、構成法のようです。以下ではよく使われる文書構成法を2つご紹介します。

ビジネス文書の基本構成2タイプ

ビジネスライティング

ビジネス文書の必要要件を満たす方法として、ビジネスライティング研修や自己啓発書籍でよく紹介されているのが、SDS法PREP法という2つの文書構成法です。
簡単に言ってしまうとどちらの構成法も、最初に重要なポイント・結論を伝え、それから詳細の説明をしましょうということなのですが、以下に2つの構成法についてご説明します。

SDS法による文書構成とは

SDSとはSummery→Detail→Summeryという流れで文書を構成する手法です。どちらかというと短い文書(例えばメールや簡単なメモ)や、事実を伝えることが目的の文書(議事録など)向きと言えます。

文書の最初にはSummery(概要)となる、全体のまとめや最も伝えたいポイントを配置します。「~について報告します。」とか、「会議で~が決定されました。」などのような文が代表例です。

次にDetail(詳細)を説明します。冒頭のSummeryでまとめた内容に関し、その詳細な内容を説明したり、結論に至る理由を説明したりします。多くの文書ではこの部分が、文書全体のメイン部となり、一番分量も多くなります。

最後にもう一度Summery(まとめ)をして、文書を終わります。「~であると言えます。」とか、「~の提案につき、ご検討いただきたいと思います。」といった文がよく使用されます。

PREP法による文書構成とは

PREPとはPoint→Reason→Example→Pointという流れで文書を構成する手法です。最初と最後に結論があって、間にそれに関する説明があるという点で、SDS法と基本的な考え方は同じです。報告書、企画書や提案書、指示書などある程度の長さのある文書で使われる形式です。

文書の最初にはPoint(結論・一番伝えたいこと)を配置します。「~ということについてご報告します。」とか、「~を実施することを提案します。」といった文が使用されます。

次にPointで述べた結論のReason(理由)を説明します。最も代表的な例は「なぜなら~だからです。」といった文です。この部分は伝えたいことをサポートする重要な部分であり、多くのビジネス文書がスペースを割いて説明するところです。

Example(事例)では、Reasonで述べた内容をデータや、事例などを挙げて補足します。Reasonを補足する部分ですので、Reasonの内容と対応するようにします。数値、事例、関係者のコメントなど、できるだけ具体的な内容を挙げます。

最後にもう一度Point(まとめ・結論)を整理し、文書を締めます。結論を再度伝えるとともに、「~のご対応をお願いいたします。」など、ネクストステップとして相手にして欲しいことを提示することも多くあります。

ビジネスライティングスキルを身に着けるには?

ビジネスライティングスキルはビジネスパーソンの基本スキルですので、企業内の研修で学ぶケースは多いようです。また、自己啓発として個人で学びたい人向けの講座や書籍なども数多く存在します。

PC議事録

企業の人材育成・研修の主要テーマの一つ

最近は、多くの企業が集合研修やeラーニングのメニューにビジネスライティングを含めており、入社時や昇進時の研修で学んだという人も多いのではないでしょうか。また、ビジネスライティングスキルを学ぶ講座を提供している企業も数多く存在します。

関連書籍・おすすめ本

書店の自己啓発書コーナーには、「ビジネス文書の書き方」とか「ビジネスライティング」といったタイトルの書籍も数多く並んでいます。以下では、ビジネスライティングスキルを身に着けるのに参考になる書籍を2つご紹介します。

グロービス MBAビジネスライティング」(グロービス経営大学院著、ダイヤモンド社)

ビジネスパーソン向けの研修や、MBAプログラムの提供を行っているグロービスが出版している「グロービスMBA」のシリーズの一冊です。

文例を示して、その内容をこう変えればよくなるというスタイルで内容がまとめられています。とりあえず基礎的なことを一通り覚えておくには、ちょうど良い内容と言えるでしょう。

考える技術・書く技術」(バーバラ・ミント著、ダイヤモンド社)

ロジカルシンキングを身に着けるための定番書籍として有名な本ですが、ロジカル思考はロジカルな文書に必須ですのでビジネスライティングにも役立ちます。伝わるビジネス文書を作成するには、その文書の構成や内容がロジカルであることが求められます。

この本ではまず、ピラミッド原則と呼ばれる論理的な思考方法を学び、その論理的な思考に基づいて文書を構築していくことを提唱しています。文書を作成するための「ハウ・ツー本」というより、「伝わる文書」に必要な本質的なポイントを身に着けることを主眼とする本と言えます。

戦略コンサルタントの「書く技術」

この記事の最初に述べたとおり、戦略コンサルタントにとってもビジネスライティングは重要なスキルであることは一般のビジネスパーソンと変わりません。ただ、戦略コンサルタントが文書を書く技術には、フォーマットなどの一般的ビジネスライティングスキルに加えて、以下でご紹介するようないくつかの特徴があります。

ビジネスライティングの特徴

特徴1:構造化を強く意識する

「構造化」という言葉は、あまり一般的では無いかもしれません。コンサルタントが構造化という場合、その意味は物事を構成要素に分解して、要素毎に検討したり、伝達したりすることを指します。

例えば売上の変動について分析・説明する際には、売上=純客数×リピート率×客単価に分解して、純客数の変動状況、リピート率の変動状況、客単価の変動状況の3つの要素毎に説明するといった形です。この思考法は文書全体の構成はもちろん、個別の文を書く際にも求められます。

例えば、「ターゲット顧客は商品選択をする際に、価格、パッケージデザイン、製造企業の認知度の3つを主な判断材料としています。」という文は、以下のように構造化されます。

ターゲット顧客の商品選択判断の材料
  •  価格
  •  パッケージデザイン
  •  製造企業の認知度

結果として、戦略コンサルタントの作成する文書では、ブレットポイントやアウトラインレベルの上げ下げによる構成要素の整理が多用されます。

特徴2:So What(要するに何か)を明確にする

クライアントに提出する文書にせよ、コンサルティングファーム社内で使用する文書にせよ、戦略コンサルタントが作成する文書を読むのは、超多忙な人が大半です。極端な話をすれば、文章の最後まで読まないと結論がわからないような文書では役に立ちません。

ビジネスライティングの基本スキルとしてSDS法やPREP法といった構成法を紹介した際、どちらも最初に伝えたいポイント・要約を配置すると言いました。戦略コンサルタントの作成するビジネス文書もこの点は同じで、So What(要するに何か)を最初に伝えることが基本です。

さらに個別の文においても、この「要するに何」を前にもってくる形が、前述したブレットポイントの使用による構造化とあわせて多用されます。

例えば、「過去5年間の平均成長率が、売上高で50%、経常利益では60%に達するなど、A社は急成長している注目企業である。」という文よりも、下記のような形が好まれます。

A社は急成長中の注目企業である
  • 売上高成長率:年平均53%(過去5年)
  • 経常利益成長率:年平均60%(過去5年)

特徴3:具体性を重視する

主張の理由を説明したり、事例を提示したりする場合は、できるだけ具体的に記載します。ここで「具体的に」と言っているのは、数字、固有名詞、発言・コメントなどを加え、記載内容のリアリティや迫力を増すということです。
いくつか事例を見てみましょう。

ビジネスライティングインタビュー

(例1) 数字を示す

<改善前>
商品Aは競合商品Bより大幅に売上成長率が高い

 

<改善後>

商品Aの売上は年40%成長しており、年15%成長に留まる競合商品Bの2倍以上の速さで成長している

(例2) 固有名詞を示す

<改善前>
事業のうち、利益成長率と市場シェアが共に高い事業に経営資源を集中するべきです。

 

<改善後>

「事業のうち、利益成長率と市場シェアが共に高い事業、例えば〇〇事業と◇◇事業に経営資源を集中するべきです。」

(例3) インタビューコメントをそのまま提示する

<改善前>
顧客インタビューでは当社に対して、信頼度は高いがサービスの魅力に欠けるという評価が多く聞かれた。

 

<改善後>

信頼度は高いがサービスの魅力に欠ける、と当社を評価する顧客が多い。

    • “任せて間違いは無いが、サービス自体はありふれているね” (得意先専務)
    •  “長い付き合いだから安心感はあるけど、最近は他社からもっと斬新なサービスの提案が多くて正直なところ迷っている”(得意先社長)

特徴4:自分の意見とデータやインタビューコメントの区別を厳格に行う

ビジネスインタビュー

特徴(3)で説明したように文書に具体性を与えるため、文書内にデータや顧客などへのインタビューコメントを使用することが良くあります。

ただし、こうした情報を加えようとすると、“熱意”が高じてデータやコメントの内容を自分の主張に合う形に無意識に修正してしまいがちです。ファクトに基づく議論を大事にする戦略コンサルタントは、そうした混同をしないように教育されます。

例えば以下のようなケースです。

(事例1)インタビュー内容の混同

<事例>
社内インタビューでは、サービスAに重点的に経営資源を投資していくべきという意見が多くあがった。

<問題点>
実際のインタビューでは、“サービスAへの顧客の反応は上々で今後の主力商品になるだろう”という意見、“現在は提供サービス数が多すぎて、すべてに均等に力を注ぐのは難しい”という意見が別々に上がっていました。

しかし、この2つの意見を統合する形で、「サービスAに経営資源を集中すべき」という、筆者の意見(提言)に沿った意見が多かったと読める文となってしまっています。

(事例2)データの評価

<事例>
サービスBは過去5年間、年平均50%の売上成長率を記録しており、今後の成長分野である。

<問題点>
過去5年間の売上成長率は実績データでありファクトですが、「今後の成長分野」というのは誰の見解なのかが不明です。自分の見解なのか、特定の人の見解なのか、市場の総意なのかが示されておらず、今後の成長分野であることがデータで裏付けられたファクトのように読める文となってしまっています。

自分の見解は「私は〇〇というデータに基づいて、・・・であると考えます」といったように、自分の意見であると明示して述べることが必要です。
同じデータやインタビューコメントを見ても、異なる結論・意見を持つ人は多くいます。自分の見解の部分を明確にしておけば、そうした異なる見方をする人と、「私はこのデータを見て・・・であると思う」といった健全な議論をすることが可能になります。

特徴5:ネクストステップを提示する

報告書であれ、提案書であれ、文書作成は単に紙に記録をすることが目的ではありません。その文書を基に何らかのアクションが行われ、最終的な企業活動で成果をあげることが究極の目的です。特にコンサルティングプロジェクトは、期間が短く、提言内容を実行するのはコンサルタントではなくクライアントであるという特徴があります。

ですから戦略コンサルタントの作成する文書の多くでは、この文書で報告・提案している内容を受けて次に何をすることが必要かという、ネクストステップを示します。ネクストステップを示すことは、短いプロジェクト期間を有効活用し、クライアントが何をするべきかを明確にするために有効な手段です。

議事録・面談記録は一般的な例と戦略コンサルタントで書き方に差が大きい

最後に、ビジネス文書の中でも一般的に作成されるものと、戦略コンサルタントが作成するもので大きな違いがあるものをご紹介します。それは面談記録や議事録といった、“ミーティング内容を記録する”文書です。

議事録・面談記録

一般的な面談記録

一般的な面談記録は、そのミーティングに出席した人がどのような発言をしたのかを正確に記録することが重視されます。そのため、文書作成者は出席者が発言した内容を正確に記録しようとし、場合によっては一言一句違わずに記録することを求められるケースもあります。

これはこれで後々の記録として保存するために重要な内容ですので、こうした記録が必要なケースも多くあります。(典型的なのは取締役会議事録のように法的に記録の保存が必要な場合でしょう。)

よくある面談記録の例(イメージ)

 日時:YY年MM月DD日 HH:MM~hh:mm
 先方:経営企画部 □□部長
 当方:国際部 △△部長、XX(作成者)
 面談記録

<〇〇国進出に関するJVパートナーについて>
(当方):貴社が計画されている〇〇国への進出であるが、進捗状況は如何か?
(先方):ほぼ予定どおり進んでいる。現在は現地のアドバイザーの助けも借りながら、初期的なフィージビリティスタディを行っているところ。

(当方):今後、現地でのJVパートナーを選定することになると思うが、どの程度絞り込みは進んでいるのか?
(先方):現在、御社からご紹介いただいたABC社を含め、3社程度のパートナーについて検討を行っている。
(当方):今後、絞り込む際にはどのような点を重視するのか?
(先方):◇◇分野における現地でのビジネス実績、財務面を含めた経営の安定性、現地政府の支援を得るための政府とのネットワークの強さといった点を重視することになると思う。来月、担当常務が現地を訪問して、視察を行う予定である。

(当方):ABC社と弊社は20年以上にわたり〇〇国で協力関係を築いており、弊社はABC社とのパートナーシップを強く推薦させていただいている。来月、常務が現地訪問される際には、ABC社トップとのミーティングをアレンジさせて頂きたい。
(先方):承知した。常務は短期の滞在見込みでありスケジュール次第になるが、検討させていただく。

~ 中略 ~
<資金調達計画について>
(先方):国内での出店拡大、海外展開のために必要な資金を確保するため、今年下期に社債発行による資金調達を計画している。
(当方):資金調達に際してはどちらの金融機関をアドバイザーとされるのか?
(先方):メインバンクであるXYZ銀行と系列のXYZ証券に相談している。XYZ銀行は先ほど話題に出た〇〇国への進出案件にも、JVパートナー候補を紹介するなど積極的である。

議事録

戦略コンサルタントの作る面談記録

一方、戦略コンサルタントが作成する面談記録は、発言を記録することそのものより、その面談で分かったことを共有して、今後とるべきアクションや提言につなげることが主目的です。従って、発言を一言一句記録することより、その面談からの示唆や共有するべき情報を簡潔にまとめることを重視します。

また、まとめ方にも、最初に重要なポイントをまとめる、ネクストステップを明示するといった違いがあります。面談の中で語られた順序に縛られることなく、関連するテーマに関する情報は一か所にまとめて記載することも多くあります。さらに、記録の作成者の見解や関連情報を追加記載するといった、読み手の理解を深める工夫も行います。

  • 戦略コンサルタントが作る面談記録の例(イメージ)
     日時:YY年MM月DD日 HH:MM~hh:mm
     先方:経営企画部 □□部長
     当方:●●マネージャ、▲▲(作成者)
     ポイント

<〇〇国進出計画>
1. 現在初期的なフィージビリティスタディの段階
2. JVパートナー候補はABC社を含めて3社
3. JVパートナー選定では以下の3点を重視
- ◇◇分野のビジネス実績
- 財務面を含めた経営の安定性
- 現地政府とのネットワークの強さ

<資金調達計画>
1. 下期に社債発行による資金調達を計画中
2. アドバイザーはメインバンクのXYZ銀行

 面談詳細

<〇〇国進出計画>
➢ 3社中1社はメインバンクXYZ銀行からの紹介
 XYZ銀行と関係の近いDEF社と推定される(作成者▲▲意見)

- JV選定に際する主要な評価ポイントは3つ
➢ ◇◇分野のビジネス実績
➢ 財務面を含めた経営の安定性
➢ 現地政府からの支援を得るための、政府とのネットワークの強さ

- 来月、担当常務が現地を訪問の予定
➢ ABC社経営陣との面談を当方から提案

<資金調達計画>
- 下期に社債発行を計画中
➢ 国内での出店資金、海外展開資金に充てる

 過日の経理部との面談から調達額はX,XXX億円程度と推測される(作成者▲▲意見)
- アドバイザーはメインバクのXYZ銀行
➢ 系列のXYZ証券とも協議中

 ネクストステップ
- 来月の常務訪問時のABC社との面談設定に向け、当社〇〇国オフィスと協議
- 常務面談時にABC社の強みをアピールできるよう、現地と連携して提案資料作成を進める

戦略コンサルタントのビジネスライティングを参考にしては?

戦略コンサルタントライティング

冒頭に述べたように、ビジネスライティングはすべてのビジネスパーソンにとっての必須スキルです。多くの人が研修などでビジネスライティングを学んでいるので、主要なポイントは共通認識となっていますが、業界や職種によってそれぞれ特徴のあるライティングスキルが使われる部分も多くあります。

この記事でご紹介した戦略コンサルタントのビジネスライティングも、そうした業界に特徴的なスキルの一つです。自分の業界・会社の常識と共通するという人もいれば、初めて聞いたという人もいるでしょう。自社の常識に囚われず、新たな方法にトライしてみることで、より役に立つビジネス文書を作成できるかもしれません。参考にしていただければ幸いです。

更に、プレゼンなどで使用するパワーポイントなどの資料について、深堀している記事もありますので、こちらも参考にしてみてください。

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