テレワークが一般的な働き方になりつつある現在、さまざまなクラウドシステムを導入する企業が増えています。
なかでも注目されているのがクラウド請求書発行システムです。
従来、請求書は書面でやり取りするのが当たり前でしたが、クラウド請求書システムが登場したことによってペーパーレス化が促進され、テレワークにも対応しやすくなりました。
今回の記事では、クラウド請求書システムのメリットや選ぶポイントと、おすすめのクラウド請求書システムも複数取り上げながら紹介します。
請求業務の効率化やテレワークへの対応を検討している方は、ぜひ最後までお読みいただき参考にしてみてください。
クラウド型の請求書発行システムのメリット
そもそも、請求書発行のプロセスをクラウド型に移行することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。
従来の書面によるやり取りと比較した場合のメリットを3つのポイントに分けて紹介しましょう。
セキュリティ強化
請求書を書面で発行した場合、社外に置き忘れたり紛失したりするリスクがあります。
取引先や顧客に関する情報も含まれていることから、情報漏えいによって自社の信用が失墜する懸念もあるでしょう。
また、最近では請求書を書面に印刷するのではなく、PDFファイルなどに変換してデータでやり取りするケースも増えています。
しかし、PDFデータをメールに添付し送付する際、他社の請求書データを添付してしまったり、宛先を間違えたりすることも考えられます。
このように、従来のフローでは請求書のやり取りの際にさまざまなリスクが存在し、情報漏えいが発生する可能性があるのです。
しかし、クラウド請求書発行システムを活用すれば、書面を直接やり取りしたり、PDFデータをメールに添付したりといったことも不要で、セキュリティ上のリスクを最小限に抑えられます。
さらに、物理的・人為的なミスによって生じるリスク以外にも、不正アクセスなどによって請求データが漏洩する可能性も考えられます。
クラウド請求書発行システムであれば、PC上にデータを保管するのではなくクラウド上で管理されるため、万が一不正アクセスの被害に遭ったとしても被害を最小限に抑えられるメリットがあります。
ペーパーレスの促進
クラウド請求書発行システムを導入する企業のなかには、テレワークに向けてペーパーレス化を促進することを目的にしているケースもあります。
従来の書面によるやり取りの場合、請求書をPCで作成し、WordやExcel、その他のファイル形式から印刷するためにオフィスへ出向き印刷し、書類を封筒などに入れて発送する必要があります。
また、取引先からの請求書を確認する際にも、オフィスで直接書類を受領し、開封しなければなりません。
しかし、このような業務フローのままでは、担当者はオフィスへ出社しなければ業務が遂行できず、テレワークへ移行することは難しいでしょう。
場所にとらわれない働き方を実現するためには、請求書のやり取りを含めペーパーレス化に対応した業務フローを構築することが必須といえます。
クラウド請求書発行システムを導入すれば、オフィスはもちろん自宅や外出先からでも請求書を作成でき、クラウド上で請求書データのやり取りが可能です。
請求書を印刷し送付するためにわざわざオフィスへ出社する必要もなく、テレワークへスムーズに移行することができます。
また、ペーパーレス化が実現することにより、請求書を印刷する際のコストや郵送にかかるコストの大幅に削減も期待できます。
自動化でのミス防止効果
従来の請求書作成プロセスでは、請求先ごとに請求金額や品目を確認し、手入力またはコピー・アンド・ペーストなどで作成しているケースも少なくありません。
しかし、このような人手に頼った方法では、請求金額の入力漏れや入力ミスなどが発生します。
人による作業である以上、ミスが発生することは完全に防ぐことはできません。
また、人為的ミスを限りなくゼロにするためには、複数人でのチェック体制を構築する必要があり、人件費が増大してしまいます。
クラウド請求書発行システムのなかには、ほかのシステムとの連携が可能なものも存在し、従来のような手作業を大幅に削減できます。
たとえば、営業支援システムと連携すれば、顧客ごとに品目と請求金額を集計したデータをクラウド請求書発行システムへ引き継ぐことも可能。
さらに、現在運用している会計システムと連携することで、帳簿付けの作業もほとんどが自動化され、大幅な業務効率化と作業ミスの低減を期待できます。
クラウド請求書発行システムを選ぶポイント
クラウド請求書発行システムを導入することで、企業にとってはさまざまなメリットが得られることが分かりました。
ただ、一口にクラウド請求書発行システムといってもさまざまな種類の製品があります。
多様なシステムのなかから自社に合った製品を選ぶためには、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。
3つのポイントをもとに紹介します。
月額料金
従来型のシステムやソフトウェアは、システムをパッケージとして販売するケースが一般的であり、PCにソフトウェアをインストールしたり専用のサーバーを自社内に構築したりする必要がありました。
しかし、クラウドシステムはこのような提供形態ではなく、1ユーザーごとに月額料金を支払うことで運用できる仕組みとなっています。
また、毎月一定金額を支払う基本料金以外にも、契約時に初期費用がかかるものや、サービス内容によっては従量制の料金体系が採用されているものもあります。
そのため、月額料金を支払っているからといって、必ずしもすべての機能が使い放題になるとは限りません。
クラウド請求書発行システムによっても月額料金は異なるため、複数社を比較して検討しましょう。
機能
Web上で請求書データを作成、管理するといった基本的な機能はもちろんですが、請求データやフォルダごとに閲覧や編集といった権限を付与する機能も存在します。
特に複数の部署でクラウド請求書発行システムを共用する際には、権限が設定できる機能は必須といえるでしょう。
また、多くのクラウド請求書発行システムでは、作成した請求書を郵送でメールで送信する機能はもちろんのこと、郵送代行にも対応しています。
自社はペーパーレス化が実現できていても、取引先や顧客はペーパーレスに対応できておらず、従来通り書面での請求書を求められることもしばしばあります。
そのような場合においても、郵送代行に対応できるクラウド請求書発行システムであれば、自社はテレワークに対応しながらも先方への請求書は従来通り書面で発行できます。
セキュリティ面
ほとんどのクラウド請求書発行システムは強固なセキュリティ対策が講じられているため安心ですが、システムの選定にあたってはどのようなセキュリティ対策を講じているのかを念のため確認しておきましょう。
たとえば、クラウド上でのデータバックアップの頻度やシステムアップデートの状況、SSLによる暗号化に対応しているかなどは最低限確認しておきたいところです。
また、過去に重大な情報漏えいが発生していないか、大手企業や官公庁などからの採用実績があるかなど、これまでの実績からセキュリティ対策への信頼度を図る方法もあります。
おすすめのクラウド請求書発行システム5選を比較
一口にクラウド請求書発行システムといってもさまざまなサービスが展開されています。
そこで今回は、おすすめのクラウド請求書発行システムをピックアップしました。
いずれも信頼性が高く安心して利用できるクラウドシステムですので、もしシステムの選定に迷っている場合には以下のサービスもぜひ検討してみてください。
スクロールできます→
特徴 | 料金 | |
|---|---|---|
| マネーフォワードクラウド請求書 |
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| Misoca |
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| board |
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| freee |
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| CLOUD PAPER |
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マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、クラウド会計システムとして有名な株式会社マネーフォワードが提供しているクラウド請求書発行システムです。
小規模事業者向けの「スモールビジネス」、中小企業向けの「ビジネス」、そして大企業向けのプランが存在し、「スモールビジネス」は月額3,980円または年額35,760円というリーズナブルな料金で利用できます。
請求書はもちろん見積書や納品書なども所定のテンプレートを活用することで簡単に作成可能。
請求書の郵送やメールによる送信はワンクリックで完了でき、取引先や顧客ごとのステータスもひと目で分かりやすく管理できます。
また、ペーパーレス化とともにテレワークで重要な捺印の作業についても、社印や社名ロゴなどをデジタルデータとして登録できるため、ハンコレスを実現します。
なお「Salesforce」や「Kintone」など他社のクラウドシステムとも連携が可能です。
MISOCA
会計ソフトの老舗である弥生株式会社が提供するMISOCAは、無料プランも利用可能なクラウド請求書発行システムです。
無料プランはひと月あたり5通までの請求書作成が可能なほか、有料プランは1年間無料で利用できます。
もっとも安価な「プラン15」は、ひと月あたり15通までの請求書作成が可能であり、月額料金は800円とリーズナブル。
クラウド請求書発行システムの導入が初めての企業にとっても安心して利用できます。
また、手頃な料金設定でありながらも多彩なテンプレートを用意していたり、他社会計ソフトとのAPI連携、マルチデバイス対応、郵送代行などにも対応。
チャットやメールはもちろんですが、電話でのサポートも充実しています。
board
boardは、フリーランスから中規模事業者まで3,600社以上への導入実績を誇るクラウド請求書発行システムです。
フリーランス向けの「Personal」プランは月額980円で利用できるほか、中規模事業者向けの「Premium」プランも月額5,980円とリーズナブル。
いずれの料金プランも初期費用は無料で、事業の成長に合わせていつでもプラン変更が可能です。
また、いずれのプランでも30日間の無料お試し期間を用意しているため、自社にとって本当に使いやすいシステムであるかを体験したうえで導入できます。
freee
クラウド会計ソフトとしても定番のfreeeは、個人事業主から20名以上の法人まで幅広く対応できるプランが揃っています。
さまざまなフォーマットに対応し、必要項目を入力するだけでクラウド上で請求書を発行できる機能はもちろん、銀行口座やクレジットカード情報を紐付けて明細から自動的に帳簿付けができたり、決算書や各種帳簿付けも簡単に実行可能です。
2021年9月末時点での課金ユーザー企業数は31万事業所にもおよび、iPhone向けアプリストア「AppStore」での評価点数も4.5点と高い評価を獲得しています。
法人向け料金プランとしては「ミニマム」「ベーシック」「プロフェッショナル」の3プランが用意されており、上位プランになるとワークフロー機能やCRM連携、複雑な部門設定、申請経路設定などにも対応できます。
CLOUD PAPER
CLOUD PAPERは、豊富な料金プランと多彩なオプションを選択できるクラウド請求書発行システムです。
案件ごとにプロジェクトのステータスがひと目で確認できるほか、請求データをもとに売上レポートや領収書、納品書の発行もワンクリックで作成できます。
またクラウド上に保存されている請求データはCSVデータとしてエクスポートして保管できるほか、毎月送付しなければならない請求書は自動的に繰り返し請求も可能。
請求書はPDFデータをメールに添付して送付できるほか、郵送代行にも対応し1通あたり170円で発送が可能。
これは切手や封筒などの代金も含まれており、業界最安値の価格設定となっています。
電子化でコスト削減＆効率アップ
クラウド請求書発行システムには、業務効率化以外にもセキュリティ対策の強化や人為的ミスの低減など、さまざまなメリットがあります。
また、事業規模や社員の数によっても最適なクラウド請求書発行システムは異なるもの。
今回紹介したサービスも含めて、自社にとって最適なクラウド請求書発行システムを探し、業務効率化やコスト削減に役立ててください。
