【2021年最新】経費精算システムの4選の比較一覧表!機能や選び方を分かりやすく解説

この記事では、経費精算システムの導入メリットについて解説し、数多く存在するサービスから厳選したシステムについてご紹介します。

DXを施策として導入する企業が増え、あらゆる業務がデジタルに変わってきています。

経費精算システムもその1つで、業務の効率化を見込めるいっぽう、多数のシステムが提供されており導入検討の際に選択に悩む方も多いのではないでしょうか。

  • どのシステムが良いかわからない
  • どれを使っても同じじゃないの?

このような疑問に対し、本記事では各サービスの選び方や、それぞれの特徴や料金について詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、従来は紙での申告書で取りまとめられていた経費の情報を、データベースで一元管理することで、業務の効率化を実現するシステムのことです。

従来の紙ベースの申告書であれば、申請者から経理担当者へ書類が届き、それらを手入力で会計システムに入力する手間が生じていました。

しかし、経費精算システムを導入することで、こうした無駄な作業を省くことができるので、非常に効率的です。

また、申告者も紙に記述する手間がなくなるほか、記入した申告書を担当部署に提出しにいく(郵送する)ことも必要なくなります。

このように、経費精算システムを導入することで、業務を最大限に効率化することができ、スムーズで生産性を向上させることができるのです。

以降では、経費精算システムを導入するメリット・デメリットの詳細について解説をしていきます。

経費精算システムの導入メリット

利用するシステムによって特徴は異なりますが、経費精算システム全体に共通するメリットがあります。

ここでは3つのメリットについて紹介していきます。

経理業務の効率化

先にも触れたように、経費精算システムの導入は経理業務の効率化に非常に有効です。

その理由は次の通りです。

  • 経費の申請・承認がWebで完結できる
  • 経費を自動仕分けすることが可能
  • 申請書の不備にもスムーズに対応できる

経費精算システムの導入における効率化として、まず挙げられるのがWeb上で完結することです。

従来の紙の申告書の場合、上長の承認をもらいに行き、そこから経理担当者へ持って行かなければならず、手間や時間がかかっていました。

また、上長や担当者がつかまらず「提出できない」「期日に間に合わない」といった経験をしたことがある人も多いことでしょう。

Web上で申請が完結すれば、上長をつかまえて承認をもらう必要もなく、わざわざ足を運ばなくても済みます。

承認者も、承認しなければならない申告書の通知を受け取ることができるので、自分の業務を中断して承認作業をする必要がなく、ストレスも軽減されるでしょう。

そのほか、経費精算をデータ管理することで、申告書の不備にもスムーズに対応することが可能です。

たとえば、紙の申告書で内容に不備があれば書類を差し戻して書き直す、もしくは再作成させて提出させなければなりません。

経費精算システムであれば、必要箇所を指摘して、Web上で修正も完結するのです。

このような「期日ギリギリなのに修正が間に合わない」「1名待っているせいで業務が進まない」といったストレスや無駄な時間が軽減されることからも、経理業務の効率化が期待できるといえるでしょう。

ヒューマンエラー防止

経費精算システムを導入では、ヒューマンエラー防止にも役立ちます

たとえば、従来のように申告書を紙で管理していた場合には、書類を見返す際に手作業で探さなければならないほか、誤って処分してしまったり紛失してしまったりする恐れがあります。

このように、システム導入におけるペーパーレス化は、探す手間や保管する場所が不要となり、紛失をはじめとするヒューマンエラー防止にも効果を発揮するのです。

コスト削減

経費精算システムの導入において、費用がネックとなることもあるかもしれません。

しかし、長期的に見れば経費精算システムの導入はコスト削減にも大いに役立ちます

たとえば、次のような事例です。

  • 作業時間の短縮により人件費の削減
  • 他の業務を行う時間が増えるため生産性が向上

また、上記以外にも複数拠点ある企業の場合には、拠点のデータも一元管理することで、本社のみに経理担当者を配置するだけで済むといった人件費の削減も見込めるでしょう。

このように、システム導入にかかる費用を差し引いても、長期的に見ればコスト削減、言い換えれば会社の利益になるのです。

経費精算システムの選び方

さまざまなメリットがある経費精算システムの需要は高く、現在では多くのシステムが存在します。

ここでは経費精算システムの選び方を3つ紹介していきます。

導入するシステムに悩んでいる人は、ぜひチェックしてみてください。

機能

経費精算システムを導入するにあたって、実現したいことは何なのか明確にする必要があります。

それに際して、その目的を実現できる機能が搭載されているのか確認をするようにしましょう。

もちろん、あらゆる機能を搭載しているものも存在しますが、その分費用が高くなるので注意が必要です。

なかには、自社では使わない機能も搭載されていることもあります。

逆に、実現したい機能が搭載されていないものを選んでしまえば、システム導入をしたのに効率化が図れないといった事態に陥ってしまうこともあり得ます。

こうした無駄をなくすためにも、システム導入において解決したい課題を明確にし、必要なこうしたトラブルを起こさないためにも「解決したい課題」「欲しい機能の有無」を必ず確認するようにしましょう。

また、経費精算だけでなく、勤怠、労務、人事など他のバックオフィス業務システムをまとめて効率化したい場合は、それらのシステムとの連携が可能かも確認しておいてください。

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価格・導入コスト

コスト削減できる経費精算システムですが、先に触れたように搭載している機能やサポート体制などから、導入するシステムによって利用料はさまざまです。

また、ランニングコストについても、月額利用料が固定のものもあれば、利用するユーザー数に応じて金額が変動するものなどがあります。

自社の利用予定に合わせて、最適なものを選ぶようにしましょう。

扱いやすいかどうか

システム化することで効率化が図れますが、従来の紙ベースの申告書に慣れてしまっている人のなかには変化に対応できないことも起こり得ます。

基本的に、どのような経費精算システムでもヘルプデスクをはじめとするサポート体制が整っていますが「分かりやすい」「直感的に操作できる」などに重点を置いて選ぶこともポイントです。

また、導入の際には社内で勉強会を開くなど、事前準備をしておくのもおすすめです。

経費精算システムの比較一覧表

ここでは、数ある経費精算システムのなかから厳選してサービスをご紹介していきます。

利用するシステムに悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。
スクロールできます→

サービス名

特徴

主な機能

jinjer経費
  • パソコン、スマホそれぞれのインタフェースが用意されている
  • 詳細設定で手動業務の自動化
  • 導入実績13,000社で安心して利用可能
  • 経路検索、交通費計算機能の充実
  • 代理申請をはじめ各種申請機能
  • 各種マスタデータのCSV取込み可能
ジョブカン経費精算
  • 各種申請機能が充実
  • 操作性が高く直感的に使用可能
  • 業界最安水準の低価格で豊富な機能を搭載
  • 申告書承認ルートの分岐機能搭載
  • 申請書へのファイル添付可能
  • 電子帳簿保存法に対応
楽楽精算
  • 初期設定サポートが丁寧
  • レイアウトや承認ルートの設定が簡単にできる
  • 業種や事業規模などに合わせてカスタマイズ可能
  • 交通系ICカード、法人カード連携可能
  • 請求書、レシート、領収書のOCR機能
  • 申請書の承認リマインド機能
SmartGo Staple
  • 交通費精算が非常にスムーズ
  • 雇用形態にかかわらず利用可能
  • スマートフォンに合わせた設計で直感的に使用できる
  • 与信不要のプリペイドカードを発行
  • 通勤費、交通費の自動判定
  • 申請書に画像添付可能

各経費精算システムの特徴や機能は上記の通りです。

以降では、それぞれのシステムの詳細について紹介していくので、気になるものがあればチェックしていきましょう。

jinjer経費(株式会社ネオキャリア)

jinjer経費

jinjer経費は、経費精算業務において必要な機能を多数搭載しているにもかかわらず、1ユーザーにつき月500円(初期費用無料/無料トライアルあり)非常にコスパの良い経費精算システムです。

交通費や経費精算など各種精算申請はもちろん、代理申請設定も可能であるため、本人が申請できない場合にでも業務が滞ることがありません。

また「駅すぱあと」とも連携しているので、交通費精算の際に経路や金額を効率よく調べることも可能です。

そのほか、パソコンだけではなくスマートフォン用のインタフェースも用意されているので、申請承認が手軽に行える利便性の高さも魅力的であるといえるでしょう。

加えて、経費精算以外のjinjerシリーズ(勤怠、労務、人事)とも連携可能であるため、バックオフィス業務をまとめて効率化したい人は併せて導入を検討してみるのもおすすめです。

ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、1ユーザーにつき月400円(初期費用無料/無料トライアルあり)と業界最安水準でありながら、シンプルで豊富な機能を搭載している経費精算システムです。

さらに、連携可能な他のジョブカンシリーズと併用することでディスカウントも可能なので、バックオフィスのシステム化を図りたい人におすすめであるといえます。

当システムは申請機能が非常に充実しており、承認ルートを自在に設定できるほか、申請書にファイル添付することも可能です。

加えて、申請時の規定を作成することができ、それらをチェックする機能により誤った申請を未然に防ぐこともできるため、業務の効率性も高いといえるでしょう。

また、電子帳簿保存法や源泉徴収への対応、摘要の自動作成機能なども搭載しているので、経理担当者の負担を大幅削減を期待できます。

低コストで最大限の効果を発揮させたい人は、ぜひチェックしてみてください。

楽楽精算(株式会社ラクス)

楽々精算

楽楽精算は、国内導入社数が8,000社以上(2021年6月時点)という高い実績を誇る経費精算システムです。

初期費用は10万円、月額使用料も3万円(ユーザー数によって変動)からと、これまでに紹介したシステムよりもコストはかかりますが、サポート体制が充実しています。

初期費用のなかには、導入時の専属の担当者がサポートしてくれるので、初期設定やスムーズな運用開始ができることも魅力的であるといえるでしょう。

また、機能面も充実しており、先にも触れた電子帳簿保存法への対応はもちろん、交通系ICカードや法人カードとの連携も可能です。

加えて、請求書や請求書、レシートのOCR機能も搭載していることから、経理担当者の負担を軽減してくれることが見込めます。

加えて、申請画面のレイアウトや承認ルートを簡単に編集できる操作性の高さ、業種や事業規模に合わせてカスタマイズできるので、組織再編や事業規模が拡大した際にも対応することが可能です。

このように、変化に対応しやすいシステムなので、長くシステムを使い続けたいと考えている人はぜひチェックしてみてください

SmartGo Staple(NTTコミュニケーションズ株式会社)

SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、NTTコミュニケーションズが提供する経費精算システムです。

その最大の特徴は、通勤費・交通費精算の効率化にあります。

交通費精算する多くの場合には、使用した経路や運賃を調べ、申請書に記入して申請を行う必要があります。

また、通勤定期の範囲とそれ以外の経路を使用した場合、それぞれ分けて調べなければならず、ストレスに感じている人も多いことでしょう。

SmartGo StapleではモバイルSuicaで改札を通過するだけで、自動的に交通費精算が完了します。

また、通勤範囲とそれ以外の経路(交通費)を自動で判別してくれるので、精算もストレスフリーです。

テレワークの導入が進む昨今において、定期代支給を撤廃し、通勤にかかった交通費精算のみとする企業も増えてきているので、該当する企業は導入の検討をする価値があります。

また、物品購入においては法人プリペイドカードのStapleカードを使用し、領収書もアプリで送信するだけなので、利用者はもちろんペーパーレス化で経理担当者の負担も大幅に削減されることが期待できます。

初期費用は無料、月額利用料は1,000円ですが、現在2022年1月末までに申し込むとそれまでの月額利用料が3月末まで無料となるキャンペーン中ですので、興味がある人は早めにチェックすることをおすすめします。

自社に合う経費精算システムを選ぶのがおすすめ

DX促進によってさまざまな経費精算システムが登場しており、各社とも基本的な申請機能や精算に役立つ機能を搭載しています。

導入に際しては、自社の規模(ユーザー数)からコストを考慮することはもちろん、どのような課題を解決したいのかを明確にして選ぶことが重要であるといえるでしょう。

いずれも従来の紙ベースの経費精算よりも業務効率が向上することが期待できるシステムですので、未導入の企業はこれを機にぜひ検討してみてください。