【2023最新版】グループウェアを機能や特徴別で比較！ 有料と無料の違いも解説

社内での情報共有やコミュニケーションの活性化に有効なグループウェア。

スケジュールやワークフローなどを共有でき、各社サービスで様々な機能を搭載しています。

ただ、それゆえに導入の際にサービスの選定に迷われる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、グループウェアの基本的な機能や導入メリットをご紹介し、実際に選ぶ際のポイントや注意点についても解説していきます。

また、それらを踏まえたうえでおすすめの厳選サービスについてもご紹介していきますので、ぜひ選定の参考としてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内での情報共有やコミュニケーション、ビジネスの効率化支援に利用されるITツールです。

例えば、スケジュールや掲示版、ワークフロー、ファイル共有等さまざまな機能を有しています。

グループウェアは、社内のネットワークやサービス提供会社のWebサーバー上に構築されます。

アクセス権限を持ったユーザーしか利用ができないので、内部情報の安全な共有が可能です。

各社からさまざまなグループウェアが販売されているので、違いや特徴をしっかりと把握をしましょう。

基本機能について

コミュニケーション機能

Webメールやチャットの様に、社内でのコミュニケーションを活性化・効率化する機能。

他には、社内SNS、メモ、Web会議等があります。

情報共有機能

情報共有機能とは、ファイル共有やアドレス帳等、情報を共有する機能のことです。

レポート、プロジェクト管理、アンケート機能等も該当します。

業務効率化機能

ワークフローやスケジュール管理等、社内メンバーの業務効率化を支援する機能です。

業務効率化機能は、主に以下のようなものがあります。

ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、さまざまな申請業務(交通費申請等)の自動化を図る機能で、申請、認証、決済までのフローが自動化されます。

スケジュール管理機能

個人やメンバーのスケジュール共有と確認ができます。

適切な業務の割り振りが行え、時間の有効活用につながります。

経費精算機能

経費精算機能とは、申請書の提出や認証のみではなく、仮払いが可能です。

社内で発生する経費の申請、認証、処理のフローを電子化します。

日報機能

主に、営業活動や保守作業の報告を行う際に使用します。

日報機能を使用すると、プロジェクト管理と連携して、進行管理が可能です。

ToDo機能

自分がやるべきことをリスト化し、進捗を管理する機能です。

アラート通知機能がありますので、期限に遅れないために有効活用できます。

他にも、施設予約機能、検索機能等、製品独自の機能を持つサービスもあります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットは、主に社内メンバー同士のコミュニケーション活性化・効率化と業務効率化にあります。

情報の共有がスムーズ

グループウェアは情報共有をスムーズにし、社内のコミュニケーションを円滑にします。

掲示板やメール機能を使用すれば、全社や部署ごとに向けて一斉に情報を発信することが可能です。

ファイル共有機能で業務連絡がスピーディー

業務連絡をスピーディーに行えることはもちろんですが、ファイル共有機能により紙を使わずに情報の共有を行えるため、資料を印刷して用意する必要がありません。

外出先でも情報にアクセスが可能

マルチデバイス対応の場合、外出先や自宅でもスマートフォンやタブレット等から、社内情報にリアルタイムでアクセスが可能です。

WEB会議機能で、多様な働き方への対応が可能

コロナウイルスの影響で在宅ワークが増え、働き方改革が進んでいます。

グループウェアのWEB会議機能を用いることで、自宅が会議室替わりになります。

世の中の変化に応じた、働く環境を柔軟に構築することが可能です。

無料と有料の大きな違い

もちろん、無料版にも有料版と同じ機能を搭載していますが、使用可能な機能・人数・データ量が異なります。

それぞれについて解説をします。

使用可能な機能

基本的に、有料版のグループウェアの方が使用可能な機能が多くあります。

対して、無料版は最低限の機能のみ使用が可能な場合が多いです。

使用可能な最大人数

システムの使用可能な最大人数が有料版より少ないです。

数名あるいは数十名に、制限されています。

1人あたりに割り当てられる最大データ量

無料版グループウェアは、1人あたりに割り当てられる最大データ量が少ないことが特徴です。

また、共有が可能なファイル量が制限されています。

人気・定番グループウェア

定番かつ人気の高いグループウェアをご紹介します。

Kintone

Kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。

Kintoneは、連携性が高くさまざまな業務に適応可能で、100種類以上のテンプレートがあり、プログラミングのノウハウがなくても、簡単に業務に必要なアプリを作成することが可能です。

またコミュニケーション機能を搭載し、業務に必要な情報をKintoneに集約させることができます。

海外拠点でも利用にも対応しており、日本語・英語・中国語での運用が可能です。

Google Workspace

Google Workspace（旧称：G Suite）は、Googleが提供しているGmail(ビジネス向け)やメンバー同士やグループ単位で、共有が可能なカレンダー等のサービスをまとめて使えるグループウェアです。

Web会議やWeb作成等もあり、仕事に必要な機能が充実しています。

また、管理コンソールを使用すれば、ツールのアカウント権限やセキュリティ管理を一括で行えます。

Google Workspaceにはチームの連携を高める機能を豊富に取り揃えており、また管理者権限で、社員のアカウントを一元管理することができます。

シンプルで動作も早く、企業のビジネスを加速する便利なツールとして活用できるサービスです。

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供するグループウェアで、世界トップクラスの導入実績があるサービスです。

１ユーザーあたり￥540（月額）から利用できるためコスパもよく、中位以上のプランならMicrosoftアプリのライセンスも付くため、Microsoft Officeをどこにいても利用でき、クラウドストレージ上での共同編集も可能となります。

予定表やオンラインストレージといった情報の共有化ができる機能や、業務プロセスの自動化やアンケート等ペーパーレス化を進められる機能があるのも特徴です。

Microsoft Office 365は、ビジネスプロセスの効率化を支援し、生産性を向上させるためのさまざまなサービスが一体となっています。

また、多要素認証(Windows Hello for Business)など、高いセキュリティ機能も魅力で、サイバー攻撃によるデータの損失を防ぎ、安心して業務に活用できる点で、非常に使えるグループウェアです。

TeamOn

TeamOnは株式会社フレクションコンサルティングが提供するグループウェアです。

TeamOnにはビジネスに必要な機能のほとんどが一元化されているのが特徴で、これさえあれば用途によって複数のツールを使い分けるわずらわしさから解放されます。

具体的には、日ごろの業務に必要なスケジュール、タスク管理、インフォボード（掲示板）はもちろん、グループチャットやビデオチャットからファイル共有機能まで揃っています。

スケジュール管理画面では、複数メンバーの招待やビジネスパートナーとのWEBスケジュールの共有もできるため、チームメンバーの予定が一目でわかり、調整や管理を大幅に効率化できます。

タスク管理画面でも、メンバー一覧にて「進行中」や「期限切」といったフラグでしっかり進捗を共有でき、コミュニケーションをとりながら、しっかり漏れなくタスク(ToDo)管理ができます。

多言語対応により海外企業と共有や、マルチデバイス対応で外出先などでの活用も可能です。

料金体系については、スタートアップ企業なら5名～10名プランや、中小企業なら20名～100名プランなど、様々な企業や団体またテレワークにおすすめできるサービスといえるでしょう。

オルカASPサービス

オルカASPサービスは、有限会社アクティブ・ネットワーク・デザインが提供する純国産のASP（クラウド）グループウェアです。

従業員規模300名程までの小規模企業向けに最適化されており、PCはもちろんスマートフォンやタブレット、ガラケーまで、全携帯キャリアに標準対応しており、アプリのインストールも不要でURLにアクセスするだけ、サーバ保守や端末メンテナンスも一切不要と、導入や保守に手間がかからず簡単に使えるサービスです。

シンプルかつ理解しやすいインターフェイスで高機能ながらも使い勝手がよく、迅速丁寧な専任サポートもつくなど、安心して利用できるシステムが提供されています。

セキュリティ面でも、SSL暗号化通信、不正侵入検知、データバックアップなどのすべてが標準サービス内に含まれており、常に最新、最適の環境で安全に利用できる環境が整えられています。

料金も標準機能を揃えたライトプランなら1人あたり月々100円から、オプションとなる拡張機能も比較的安価に必要なもののみを追加することができます。

導入や運用に手間をかけず、簡単かつ安全でコストも抑えつつグループウェアを導入したい、という企業にはぜひおすすめしたいサービスです。

機能	社内メール、掲示板、スケジュール、設備予約、勤怠管理、経費精算、営業支援、安否確認　他
料金	ライトプラン：月額1,000円/10アカウント プロフェッショナルプラン：契約ユーザ数により見積

無料で使えるグループウェア

無料のグループウェア2選をご紹介します。

GroupSession

GroupSessionの特徴は、以下の通りです。

モバイル端末機能やデスクトップ通知機能、有償サポートも、追加が可能です。

R-GROUP

R-GROUPの特徴は、以下の通りです。

R-GROUPは、日本企業において多数の導入実績があり、多国言語にも対応し、世界進出を果たしています。

社内で必要な機能を見極めるべき

グループウェアは多機能であり、その中から必要な機能を見極めて、何を実現したいかを徹底的に検討をすれば、失敗はしないでしょう。

画面表示等の見栄えを重視するか、それとも性能に徹底的にこだわるか、ニーズをはっきりとさせましょう。

グループウェアを選定をする上でのまず基本となるのは以下の３つです。

速度が遅い、容量も少ない、操作が難しいシステムは、活用するメリットがないので社内に定着しません。

これらをおさえた上で、さらに選考の際に見るべきポイントを以下にてご紹介します。

グループウェアの導入形態

グループウェアの導入の際の形態としては、主に下記の２つがあります。

オンプレミス型

自社で構築したサーバー上に、システムを構築する形態です。

メリットは、自社でシステムを構築するため、カスタマイズ、他のシステムと連携がしやすいことです。

また、社員数の増加や長期間の利用をしても、運用コストが変わらないこともメリットです。

ただ、自社でサーバーを構築するため、導入コストがかかることがデメリットです。

クラウド型

サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムに、ユーザーがアクセスをする使い方です。

社内でシステム構築の必要がなく、コストを抑えることが可能であり、インターネットにつながっていれば外出先や在宅でもすぐに利用が可能なことがメリットです。

料金体系は、ユーザー数に応じた月額課金制なので、社員の変動に対応しやすいでしょう。

デメリットは、ユーザーの急増や長期間の契約で、想定以上のコストがかかることです。

マルチデバイス

出張や外出が多い企業であれば、スマートフォンやタブレット等から、グループウェアにアクセスが可能なことは必須です。

また、それぞれでの性能も考慮する必要があり、パソコンでは性能は良かったのに、モバイル端末での動作が遅いのでは使い勝手は良いと言えません。

機能拡張やカスタマイズ性

組織規模の変化に伴い、グループウェアの機能拡張や独自にカスタマイズをする必要があります。

社員が使い慣れたグループウェアを、企業の状況に合わせて機能拡張・カスタマイズをして使用できれば、業務をストップさせずに使えます。

専用のアプリストアから必要な機能をダウンロードして、カスタマイズが可能なグループウェアもあります。

グローバル対応

海外とのやりとりがある企業では、グローバル対応が可能なグループウェアを選択することは必須です。

また、海外に進出を予定している企業にもおすすめをします。

サポート

グループウェアは、機能が多いツールで、自社だけでは解決が難しいシステムの不具合が出てくる場合があります。

メールやワークフロー機能は使用をする機会が多く、障害が起ると業務がストップしますので、手厚い支援を受けられることが必須です。

システムに得手な社員が少ない企業では特に必要なポイントとなります。

業務全体を把握した上で最適なサービスを

知名度やシェアを参考に、グループウェアを選ぶことは決して間違いではありません。

多くの企業が購入しているということは、活用がしやすく性能も良いということです。

しかし、人気があっても不要な機能まで含まれていたらコスパが悪く、必要となる機能は、企業により異なります。

一部だけを見て判断するのではなく、組織の課題や業務全体をしっかり分析をし、ニーズを把握しましょう。