【2021年】最新のオンラインアシスタント3選を比較!おすすめのオンライン秘書サービスとは

本記事ではオンラインアシスタントサービスについて、概要、選び方とおすすめのサービスを紹介します。

オンラインアシスタントは、日程調整や経費精算などビジネス活動において煩わしい業務を代行してくれるサービスです。

オンラインアシスタントを利用することで、コア業務に集中することができ、生産性の向上が見込まれます

最近では個人で活動されている事業主が増えたことや、リモートワークが増加したことで一層注目されています。

オンラインアシスタントに興味のある方や検討中の方向けに、最適なサービスの選び方とおすすめサービスについて特徴と料金をまとめましたので、ご一読ください。

オンラインアシスタント(秘書)とは

オンラインアシスタント とは

オンラインアシスタントとは、バックオフィス系の雑務を代行、サポートしてくれるサービスです。

ビジネスを進めていく上で、業務には、付加価値を生み出すコア業務だけでなく、コア業務を進める上で必要な処理を行うノンコア業務というものがあります。

ノンコア業務の具体的な業務内容には、アポイント調整や各種手配などの秘書業務や、経費精算やデータ集計などの経理・財務業務、候補者へのリマインドや日程調整などを行う人事業務などがあります。

あらゆる雑務などに対応している秘書のような役割を果たすことから、オンライン秘書サービスなどとも言われています。

ノンコア業務の多くは、自分でないとできない業務というよりは、誰がやっても結果に大きく影響しないような業務です。

しかし、ノンコア業務は業務難易度は高くないものの多くの時間を奪います

このような業務をオンラインアシスタントを使い、外部にお願いすることで、自分は利益を生み出すコア業務に集中することができます

オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタント 選び方

オンラインアシスタントは、うまく利用すれば自身の生産性を大きく向上し、ビジネスを発展させることができます

しかし最適なサービスを選ばないと、逆にコミュニケーションコストが増えたり、業務を丸投げできずにダブルチェックに時間を奪われるなど、無駄な工数やコストを費やすことになります。

ここでは、失敗しないオンラインアシスタントの選び方を解説します。

依頼する業務を明確にする

どのオンラインアシスタントを選ぶか決める前に、まずは自身のどの業務を外注したいのか棚卸しする必要があります。

オンラインアシスタントで外注できるのは、業務範囲や内容が明確なものです。

会社で毎日直接会うチームメンバーであれば、阿吽の呼吸のように、ざっくりした指示でも望むアウトプットができるかもしれませんが、オンラインアシスタントへの外注となるとそうもいきません。

最初の指示や依頼が曖昧になると、望むアウトプットが出ずに、やりとりに時間がかかったり、手戻りが発生する可能性があります。

対応業務がマッチしているかどうか

依頼する業務の範囲や内容、求めるレベルが明確になったら、そのアウトプットがだせるサービスを選択する必要があります。

お願いするオンラインアシスタントがどんな業務に対応できるか、どこまでの範囲を対応できるのかを必ずチェックしておきましょう。

チェック方法としては、公式HPや過去に同様の業務での実績があるかどうかを確認します。

サービスによってはスタッフ登録の際に、一定の基準を設けている場合もありますので、そちらの基準を見れば、最低限のレベルは事前に把握することができます。

コスト・費用対効果

依頼したい業務にマッチしたオンラインアシスタントサービスが見つかったら、次に費用や契約内容を確認しましょう。

費用や契約内容によっては、外注するよりも採用した方がコストを抑えることができるケースもあります

契約期間には単発のものから、半年や1年など中長期での契約を前提としたものがありますので、こちらも用途に合わせて選択する必要があります。

また、予め費用対効果を算出しておきましょう。

一般的には、外注することでどれだけの時間を節約できるか、節約した時間分をコア業務に当てることでどれだけ利益を生み出すことができるのかで判断します。

もちろん、単純に労働時間を減らすという用途で利用することもありますが、このような計算を行っておくことでどれだけの金額で依頼すればいいのかの目安になります。

セキュリティ対策が十分かどうか

依頼する内容によっては、セキュリティ対策が十分かを考慮する必要があります。

アウトソーシングは非常に便利ではありますが、外部に依頼することで情報漏洩のリスクが上がることは避けられません。

特に、個人情報や機密情報に関わるような内容を外部に依頼する際は、セキュリティ対策がしっかりと行われているか、個人情報保護に関する正しい知識を持っているかなど、確認しておく必要があります。

場合によっては、機密情報保持契約などを締結する必要もあるでしょう。

おすすめのオンラインアシスタント3選を比較

次に、おすすめのオンラインアシスタントサービスについて、機能・特徴、プラン・料金、無料トライアルの有無、概要などを整理、比較しました。
スクロールできます→

機能・特徴プラン・料金無料トライアル
Genny
(ジェニー)
どれだけ依頼しても価格が変わらない料金設計standard:105,000円/月
12months:98,000円/月
18months:95,000円/月

(2週間無料)
herstyle
(ハースタイル)
女性スタッフによる営業支援など幅広い対応業務公式HPよりお問い合わせ×
Help You!
(ヘルプユー)
専属ディレクターが間に入り、専門スタッフから構成されるチーム制で対応基本料金
利用料金
10万円〜/月(実働:30時間/月〜)
×

Genny(ジェニー)

Gennyは、株式会社テルフィーズが運営するオンライン秘書サービスです。

主に、秘書業務に対応しており、具体的には以下のタスクを遂行できます。

  • メール手配/返信代行/スケジュール管理
  • ドライバー手配、配車管理
  • アポイント調整
  • 契約書作成補助、経費精算補助
  • 名刺管理、ビジネスサポート

サービスの特徴は、タスク量に上限がないことです。

多忙な経営者層をターゲットとしたサービスとなっており、基本メニューの範囲であれば、時間内にどれだけタスクを依頼しても価格が変わりません

また、対応するスタッフは、全て株式会社テルフィーズの自社雇用スタッフとなっており、研修や教育を行ったスタッフのため、品質が安定しています。

テルフィーズオフィス内で対応しているため、セキュリティ面も安心できます。

herstyle(ハースタイル)

herstyleは、株式会社herstyleが運営するオンラインアシスタントです。

大きくサポート業務とアシスタント業務の2つに分かれており、サポート業務ではプロモーション事業や営業支援、アシスタント業務では秘書業務から経理などのバックオフィス業務を対応しています。

具体的には以下のタスクを遂行できます。

  • プロモーションコンサルや営業支援
  • 秘書業務、チャットワークコンサル
  • 受付業務代行、経理・事務代行
  • ワークショップやセミナー代行
  • 名刺管理

サービスの特徴は、雑務のような業務だけでなく、女性スタッフによる営業支援、プロモーション事業なども対応できる点です。

herstyleは女性活躍をコンセプトとした企業のため、スタッフは全て女性です。

業界、業種によっては女性をメインターゲットにしている企業もあるかと思いますが、女性視点でビジネスを進めていきたい、サポートも女性で統一したいなどのニーズに答えてくれます

ノンコア業務のみならず、コア業務も対応できる点も魅力の一つとなっています。

Help You!(ヘルプユー)

Help You!は、株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントです。

具体的には以下のタスクを遂行できます。

  • 経理、総務業務
  • 人事/採用業務
  • 営業サポート
  • ECサイト/メディア運営
  • カスタマサポート

サービスの特徴は、チーム制で対応をしている点です。

利用の際には専属のディレクターが間に入り、専門スキルをもったアシスタントにディレクターから指示する形で業務を遂行します。

そのため、依頼の際にタスクがあまり固まっていない場合でも、タスク定義をディレクターが行い、適切なメンバーをアサインしてくれます。

また、専門スキルを持ったアシスタントは採用率1%という非常に厳しい審査を経て選ばれたスタッフのため、品質の高いサービスを提供できるようになっています。

オンラインアシスタントを活用してコア業務に注力する

オンラインアシスタント 活用 コア業務 注力

かつては自社で事務員を採用するしかありませんでしたが、IT技術の進化に伴い、オンラインアシスタントのような便利なサービスを利用することが可能になりました。

今後は働き方改革など社会的要請もあり、より短時間で効率的に成果を出すことが社会全体としても、個人としても求められます

効率よく成果を出していくためには、成果に直結するコア業務にいかに集中するかが鍵となってきます。

そんな中、手軽かつ低コストで外注できるオンラインアシスタントは強い味方になります。

ご紹介したサービスの中には、無料でトライアルができるものや低額で始められるプランを用意しているところなどもあるので、まずはお試しで使用してみて、利用を検討してみてください。