この記事を読むと分かること

・デキるコンサルの伝わる資料

・プレゼン資料の作成手順と基本形

・プレゼン資料作成のコツとNG例

伝わる資料はビジネス成功の鍵

わかりやすい資料を作成できることは、ビジネスパーソンとしての成功に必須の能力です。
いくら素晴らしいアイデアや革新を突いた意見を持っていても、それを表現しなければ相手には伝わりません。

そして「資料」には社内の記録用資料もあれば、上司や経営陣に説明するための資料、特定の顧客に提案する資料、不特定多数の一般に向けて説明する資料など様々な形態があります。資料を作成する時にはこうした資料の性質や利用の仕方を意識し、それぞれに適したものにすることが必要です。

この記事では、ビジネスの現場で作成される資料のうち、プレゼンテーションで使用する資料について「伝わる」資料を作成するためのコツやポイントをご紹介します。

プレゼンテーション資料の必要条件とは

資料

「プレゼンテーション資料」はその名のとおり、プレゼンテーションで使われる資料です。プレゼンテーションでは通常、プレゼンターが資料を使って聴き手に向かって話します。

また、資料の内容はスクリーンに映されたり、手元資料として聴き手に配布されたりします。こうしたプレゼンテーションの特性を考えた時、プレゼンテーション資料には以下の3つの特性が求められます。

1.プレゼンターが話しやすい資料であること
2.聴き手が内容を追いやすい資料であること
3.スクリーンに投影された時でも見やすい資料であること

プレゼンターが話しやすい資料であること

多くの場合、プレゼン資料はプレゼンター自身が作成しますが、コンサルティングファームのようにチームとして取り組んでいる場合、プレゼンターと資料作成者が異なることも多くあります。

プレゼンターが自分で資料を作成する場合、「自分で作った資料なのだから、当然、説明もスムーズにできるだろう」と思いがちですが、と必ずしもそうではありません。
あるページをプレゼンしてから前のページに戻って行ったり来たりしたり、特定ページだけ説明に時間がかかったりといったプレゼンを時々見かけます。

自分で作成した資料でさえそうなのですから、話し手と資料の作り手が異なる場合ではこうした問題が頻繁に発生します。プレゼン資料を作成するときには常に、自分がこの資料を分かり易くプレゼンできるかの意識が必要です。

聴き手が内容を追いやすい資料であること

聴き手は資料を見ていきながら、プレゼン全体の話の流れやプレゼンターが「伝えたいこと」を掴みます。資料の1つのページ内の情報があまりに多かったり、前のページと次のページの内容が全く関係無かったりすると、聴き手は自然な流れで内容が頭に入ってきません。

自分のペースでじっくり読むのと、プレゼンを聞きながら資料を見るのでは、頭に入りやすい資料の形態は異なるのです。

スクリーンに投影された時でも見やすい資料であること

スクリーンに資料を投影する場合、聴き手からスクリーンまでには距離があります。特に多くの人が参加する場合、スクリーンから遠い人は資料の細かな部分は見にくくなります。
こうした状況でプレゼンすることが分かっている場合、資料の文字のフォントは勿論、グラフや表の作り方などもスクリーンに投影することを意識して作成をする必要があります。

プレゼン資料作成の手順

データ分析結果をチーム内で共有するために作成した資料を寄せ集めてプレゼン資料にしたり、頭に浮かんだ内容を思いつくままに資料にしてプレゼン資料にしたりするのでは良いプレゼン資料は出来ません。

家を建てるのと同じで、きちんとした設計図をもとに順を追って資料を作成していく必要があります。
以下は、プレゼン資料作成のメジャーツールであるパワーポイントでの作成を前提にしたプレゼン資料作成の手順です。

作成手順

ストーリーラインを作成する

映画の制作をイメージしてみて下さい。映画を作るにはまず脚本を作ります。プレゼン資料も同じで、良いプレゼン資料を作るためには最初にプレゼンの脚本を作成する必要があります。

このプレゼンの脚本にあたるのが、「ストーリーライン」です。ストーリー(物語)+ライン(列)という名前のとおり、プレゼンで聴き手に伝えるメッセージをスライド毎にまとめたものです。
イメージとしては以下のようなもので、伝えるメッセージを箇条書きにしています。

(ストーリーラインの事例) タイトル:本日申し上げること

(1)本日申し上げること

  • プレゼンはビジネスの重要な武器
  • 良い資料を作成するには手順を踏むことが必要
  • パワーポイントでの作成にはコツがある

(2)プレゼン資料はビジネスマンの重要な武器

  • ビジネスシーンでプレゼンの機会が増えアンケートによれば〇〇%のビジネスパーソンがプレゼンスキルを強化したい

(3)しかしプレゼン資料作成に苦手意識を持つ人は多い

  • インタビューコメントより(“役員プレゼンで資料がわかりにくいとダメ出しされた”など)

(4)良いプレゼンには良い資料と良い説明の両方が必要

  • 「プレゼン=資料×説明」で資料と説明が相互に関係する

(5)良いプレゼン資料を作成するには手順がある

  • プレゼン資料作成の手順を4段階で説明

(6)プレゼン資料作成手順(1):ストーリーラインを作る

  • ストーリーラインとは何かの説明

(7)(参考)サンプルのストーリーライン

(8)プレゼン資料作成手順(2):ラフスケッチを作る

  • 1枚の紙に9コマのラフスケッチを作るやり方

(9)(参考)ラフスケッチのサンプル

(10)プレゼン資料作成手順(3):各スライドを詳細に作る

  • パワーポイントで資料作成する時にはコツが存在

(11)パワポでの作成のコツ(1):スライドのフォーマット

  • スライド様式に必要な要素は?

上記の番号を振り分けた行の一つ一つがパワーポイントのスライド1ページになるイメージで、記載してあることがそのページで伝えるメッセージ(言いたいこと)です。

メッセージの下のレベル(上記の「・」の後)に書かれていることは、そのスライドのサブメッセージもしくは、スライドの本文で表現することです。

まずこのストーリーラインを作成し、ストーリーライン上でプレゼンテーション全体の流れ、伝えたいことがMECE(=相互に漏れがなくダブりも無い)に整理されているかを確認します。

このストーリーラインはプレゼン資料の基本設計図になるものですから、実際のスライド作成を開始してしまってから大きな修正が無いようにこの段階で十分に吟味します。
メッセージの内容を修正したり、メッセージの場所を動かしたりといった作業が多くなりますので、修正がしやすいようワードやエクセルなどで作業すると便利です。

ラフな全体像(スケッチ)をまとめる

資料スケッチ

ストーリーラインが出来上がったら、その内容に沿って各スライドをどんな風に作るかのアイデアを整理します。
映画で言えば、実際の撮影の前に監督がスケッチなどで場面のイメージを表現する「絵コンテ」のような位置づけです。実際の各スライドのイメージを掴むためのものですので、中身を詳細に作り込む必要はありません。

たとえば、このスライドはポイントをブレットポイントで箇条書き、このスライドでは折れ線グラフ、このスライドは新聞記事のコピー、など内容がわかる程度に“ざっくり”としたイメージだけを表します。

私がやっているのは、A4用紙に縦線2本と横線2本を引いて3×3の9個のマスを作り、各マスにざっくりしたイメージを手書きしていく方法です。この方法だと例えば40ページのプレゼン資料でも、A4用紙5枚で全部の流れと各スライドのイメージを表すことができます。

また、プレゼン資料を分担して作成する場合などはこのスケッチを見せて、「このスライドはこんなイメージ」と依頼することができます。

各ページのスライドを作成する

実際の資料となる各ページのスライドを作り込みます。尚、プレゼンに使用する各スライドに必要な構成要素は以下のとおりです。

ページごとに様式が異なると聴き手は見づらいので、一つのプレゼン資料内では一つの基本レイアウト(様式)を使って各ページのスライドを作成します。

パワーポイントで資料を作成する場合、「表示」→「スライドマスター」を開いてマスターを編集すると資料全体にレイアウトが設定されます。
必要要素を含む基本レイアウトの例は以下のようなイメージになります。

資料ルール

(1)タイトル

そのスライドで伝えたいことを1~2行で簡潔に書きます。プレゼン資料の鉄則は、「1スライド1メッセージ」ですので、伝えたいことが2つある時は2つのスライドに分けます。

(2)サブタイトル(必要に応じて)

タイトルを補完する説明を1~2行で簡潔に書きます。

(3)本分(ボディ)

スライドのメイン部分です。文章、グラフ、表、イラストや写真などを使って、言いたいことを説明する内容を記載します。

(4)メッセージボックス(必要に応じて)

インパクトのあるフレーズ、インタビュー相手の言葉の引用などを入れて、スライドの内容にアクセントをつけます。

(5)注釈、出所(必要に応じて)

ボディ部分の内容に関する注釈、使用したデータなどの出所を記載します。特に出所については文献名などだけでなく、「〇〇部顧客データ」とか「消費者インタビュー」などデータの出どころも明記します。

(6)ページ番号

質疑応答などの際に「〇ページについてですが…」などと使うので必須です。

(7)管理番号

資料を配布した時に後日、「この資料ですが…」と1ページだけ取り出して質問されることがあります。その時にどの資料か調べられるように、資料ごとの管理番号をつけておきます。

印刷・配布する

完成した資料スライドを参加者への配布用に印刷・製本します。ただし、全スライドを印刷・配布するのかは、プレゼンテーションの目的や設定によって異なりますので、予め良く考えておく必要があります。

資料を配り、それを見てもらいながらプレゼンを進める方法が一般的ですが、その場合、聴き手が自分勝手に先を見るなど、プレゼンの“演出”上マイナスになることもあります。

資料はスクリーンに映すのみにしてプレゼン終了後に配布する、一部のキーになるスライドのみを印刷して配布する、などプレゼン全体の流れや進め方を考えた上で印刷する範囲や配布のタイミングを決定します。

パワーポイントで作るプレゼン資料の基本パターン10

資料の各ページの本文(ボディ)の部分は、そのページで伝えたいメッセージをサポートできれば「こうでなくてはいけない」ということはありません。とは言え、やはり基本になるパターンというのはあります。
ここではそうした基本的なスライドのパターンを10個ご紹介します。

ワードスライド

内容を文章にして記載している、文字のみのスライドです。プレゼン資料の基本になる形で様々な場目・用途で最も活用される形式です。

ただし、文章と言ってもスライド一面にびっしりと文字が書いてあるようなスライド(言い換えれば本や雑誌の記事のようなスライド)では、伝わるプレゼンテーションはできません。

プレゼンテーションに使う資料は、文字はできるだけ少なく、文章はできるだけ短くすることが伝わるプレゼンを行うコツです。

例えば、下図のように文章で長々と書くのではなく、箇条書きとして内容もブレットポイントのレベルを使い分け「構造化」して書くと、プレゼン時により伝わりやすくなります。

資料構造化

グラフスライド①~棒グラフ

プレゼン資料では聴き手の理解を容易にするためにグラフが多用されますが、恐らく最も多く使われるのが棒グラフです。棒グラフを使うと分かり易いのは、いくつかの対象を比べたい時です。

例えば横軸に時間(年度など)をとれば時点間の比較(=時系列の変化)を、様々な比較対象(競合企業、商品、部署など)をとれば各対象項目間の大きさ比較を、ビジュアル的に示すことができます。

棒グラフ

グラフスライド②~折れ線グラフ

時系列での変化を伝えるもう一つの(かつ棒グラフより分かり易い)方法が、折れ線グラフです。縦軸に大きさ(売上、コスト、利益、割合など)をとり、横軸に一定間隔の時間をとってデータポイントを線で結びます。

棒グラフで時系列の変化を示す場合との相違は、複数のデータ系列の時系列変化(例:A社とB社の売上高の時系列推移)を比較しやすいことです。

折れ線グラフ

グラフスライド③~散布図

あるデータポイントに対する2つのデータ項目(タテ軸とヨコ軸)の組み合わせをプロットした散布図は、2つのデータの相関関係を表す時によく使われます(例:売上高と利益率、総資産残高と経費率、広告宣伝費と売上高など)。

理系の人にとっては実験データの相関分析などで馴染みのあるグラフかもしれません。コンサルタントが扱う経営分野では相関関係を表すのに加え、データポイントの「仕分け」に散布図を使うこともあります。

戦略コンサルティングファームの雄であるボストン・コンサルティング・グループ(BCG)が開発したことで有名な、プロダクト・ポートフォリオ・マトリクスは代表的な例です。

散布図

グラフスライド④~ウォーターフォール図

「滝グラフ」とも呼ばれるグラフです。ある数値の構成要素を分解して表示したり、各構成要素の累積結果を表示したりする時に使われます。例えば企業の経費を原材料費、人件費、販管費などに分解して、どのコスト要素が大きいかを示すのは前者のパターン。

取り扱う商品が生み出す利益額を大きい順に並べ(損失を出している商品も含めて)、全社利益に対する商品ごとの貢献度を示すのが後者のパターンです。

滝グラフ

グラフスライド⑤~面積図

全体の数字をその構成要素に分けて大きさ感を伝える時に適しています。例えば社員の数を、事業部ごと、かつその中での機能ごと(管理部門、生産部門、営業部門など)に分けて社員の分布状況の全体像を把握するといったようなケースで威力を発揮するグラフです。
大きさが面積で表されるので、パッと見て各構成要素の大きさ感を把握できます。

面積図

表・テーブルスライド

データの数値をタテ×ヨコの表にしたスライドです。グラフはデータの大きさ感などを直感的に理解するのには適しますが、細かな数値などを扱うのには向いていません。各支店の売上実績と目標達成率など、数字そのものが議論の対象になるような場合、こうした表形式のスライドが必要になります。

また、表形式のスライドは数字を扱う時だけでなく、ワードスライドをビジュアル的に見やすくする目的でも使われます。

テーブル表

マトリクススライド

表をタテ軸、ヨコ軸で区切っていくつかに分け(例:2×2、2×3など)、それぞれのセグメントに当たるものを各ボックスに記入した形です。例えばタテ軸を対象顧客(法人向け、個人向け)で区切り、ヨコ軸を商品の価格帯(高・中・低)で区切り、自社の商品を分類して表すといったように使います。

コンサルティングプロジェクトでは全体像をMECE(漏れなくダブりなく)に整理することが第一歩になりますが、そうしたMECEに分類した結果などを表すためにマトリクスが使われることも多くあります。

マトリクス

樹形図(ツリーダイアグラム)スライド

マトリクスと同様に、全体像を構成する要素の関係を表す時に良く使われるのが樹形図です。小中学生の頃の確率の勉強で、サイコロを何回か振った時に出る目のパターンの全体像を樹形図で表したことのある人は多いのではないでしょうか。

また、ビジネスの世界で良く目にする企業の組織図も、企業を部署という構成要素に分解して表現したものです。

ロジカルシンキングの世界では、メインの課題をサブの課題に分割していき取り組むべき真の課題は何かを整理する「ロジックツリー」が重視されます。こうしたロジックツリーの思考に基づいて整理した問題の全体像や論点を説明する際にも、樹形図を使うことが便利です。

樹形図

バリューチェーン(矢羽)スライド

プロセスや処理フローなど、全体の流れを段階に分けて説明する際に使われます。バリューチェーンという言葉は、マイケル・ポーターが商品やサービスの提供に関する一連の事業活動を、価値の連鎖としてとらえ説明するために使った言葉です。

その説明の際に連なった“矢羽”を使ったため、矢羽を使ってフロー内の段階を示すような図をバリューチェーンと呼ぶケースが多くなりました。実際にはポーターの定義した「バリューチェーン」ではない、プロセスや段階を表現するためにも使われます。

バリューチェーン

プレゼン資料作成の約束事・コツ・NGポイント

筆者はコンサルタントとして毎年1,000~2,000ページの資料を作成し、それ以上の数の他のコンサルタントが作成した資料も見てきました。そうした経験からパワーポイントでプレゼン資料を作成する際のコツや、NGポイントをご紹介します。

資料作成ルール

箇条書きする際の各レベルの冒頭記号をそろえる

パワーポイントでワードスライドを作る際には箇条書きの形式が多くなるので、冒頭記号の統一を意識する必要があります。

例えば箇条書きする際、あるページでは最上位レベルの冒頭記号を「●」、第2レベルを「-」、第3レベルを「Ø」としながら、他のページでは最上位を「■」、第2レベルを「u」、第3レベルを「✓」としたのでは、資料全体に統一感が無く、見ている人も疲れます。

同様に、番号や記号を付ける時も最上位は「1.2.3...」、第2レベルは「(i)、(ii)、(iii)…」、第3レベルは「①、②、③…」といったように資料全体で統一するとプロフェッショナルな印象を与えます。

資料内の色使いをそろえる

プレゼン資料ではグラフや図を多用します。その際にページによって色使いがバラバラだと、見ている人はスッと頭に入りません。

例えば棒グラフの棒の色がページごとに異なる(例:「項目Aは青、項目Bは赤、項目Cはグレー」のグラフと、「項目Aが赤、Bがオレンジ、Cが緑」のグラフが混在する)のでは資料に統一感が出ません。

同様に、折れ線グラフに複数のデータ系列がある場合の、各系列の色(グラフ上の折れ線の色)も順番を統一する方が見ている人が理解しやすくなります。

フォントを小さくし過ぎない

伝えたいことが多くなると、ついつい文字フォントを小さくして1ページに多くの文字を書き込みたくなります。コンサルティングファームでも、経験の浅いコンサルタントが小さな文字でびっしりと書き込む場面を見かけます。

しかし、あまりに字が小さいと見にくい資料となってしまいますので、注釈やページ番号など以外のフォントは、一番小さくても14pt程度と考えておくのが望ましいです。

「スペースが足りなくて書きたいことが書ききれない」という場合、文字を小さくするのではなく「書きたいこと」を厳選してより少ない文字で言いたいことを伝えるよう心がけましょう。

アニメーションや画面切り替えなどの特殊機能を使いすぎない

パワーポイントには「アニメーション」機能があります。この機能を使うと1ページの中で、内容を小出しにできたり(クリックするごとに少しずつ表示されていく)、表示される際に画像が回転したりするなどの特殊効果を付加できます。

また、画面切り替え機能を使うと、ページ送り時の次ページの出方をページごとにアレンジする(横からスワイプ、下からスワイプ、フェードインなど)こともできます。

インパクトを与えようと、こうした効果を多用(極端な場合、全ページで使用)する人がいますが、特殊効果は「ここ一番」で使うならまだしも、使い過ぎると見ている方には「煩わしい」ものになります。・・・インパクトは内容で与えましょう。

グラフや表の数字の表示方法、単位に気をつける

グラフや表をエクセルなどで作成し、パワーポイントに貼り付けることがあります。こうした時、数字の表示単位にひと手間かけると、とても見やすいグラフや表になります。

例えばグラフの軸の目盛が、「1,000,000、2,000,000、3,000,000…」となっていたら、「1,2,3…」と表示して「単位:百万円」と記載します。さ

らに言えば、「100、200、300…」として「単位:万円」とする方が、日本人向けのプレゼンでは理解しやすくなります。

そもそも、エクセルで作成したグラフ・表をコピー&ペーストした結果、「単位」自体が無い数字だけの表やグラフとなってしまっているスライドも散見されます。表やグラフで数字が出てきたら、必ず単位があるかを確認するようにしましょう。

表のタテ・ヨコの合計値を確認する

エクセルで計算・作成した表をコピー&ペーストすると、表の各欄の数字を合計した数値が、表の合計欄と小数点以下で一致しないことがあります。

例えば表の中のある行に、11.11、33.33、55.55とある時、表の一番右の合計値の欄が99.99ではなく100.00となっているケースです。四捨五入や切り捨ての結果、こうしたズレが起きるのですが、聴き手によってはこうしたささいな点を非常に気にします。

0.01といった細かな数値の違いが重要な場合は別ですが、そうでなければ11.11→11.12のようにデータを修正しておく方が無難です。

プレゼン資料作成の参考書籍・おすすめ本

プレゼン資料の作成ノウハウについては、様々な本が出版されています。ここでは、コンサルのプレゼン資料作成術について触れているものをご紹介します。

参考書籍

外資系コンサルティング会社のプロダクションチーム(コンサルタントが作成したプレゼン資料のドラフトを手直しし、顧客向け資料に仕上げるチーム)で長くリーダーを務めた著者がプレゼン資料作成のポイントを平易にまとめた本です。

 

外資系コンサルティングファームでコンサルタントとして資料を作成してきた著者が、コンサルタントが資料を作成する際のノウハウを紹介しています。

参考サイト

インターネット上にはコンサルティングファームが作成した資料が見られるサイトもあります。

英語の資料が中心ですが、SlideShareというサイトには、マッキンゼー、BCGなどのコンサルティングファームが作成したプレゼン資料がいくつか公開されています。

(官公庁のホームページ)
総務省や経産省などがコンサルティングファームに発注するプロジェクトについては、ホームページで報告書や提案書が公開されているものがあります。各ファームの東京オフィスが作成した日本語の資料を参照できます。

最後にモノを言うのはやはり経験

成功資料

プレゼン資料の作成術を簡単にご紹介してきました。ここでご紹介したのはあくまで基本です。
実際の資料作成時には、「ここは敢えて箇条書きにしないでおこう」、「グラフで表すより表で表す方がわかりやすい」など、基本をベースにその時々の狙いや言いたいことの内容に合わせた微調整が必要になります。

こうした調整はある意味「技」「アート」の世界で、身に付けるには多くの資料を作成する、上級者の作成した資料を見るといった経験が必要になります。この記事が、そんな資料作成の経験への第一歩を踏み出すきっかけになればと思います。

実際のプレゼンの場面で役立つ記事も紹介しておきます。

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