失敗しないロードマップの作り方とは?おすすめの作成ツールも紹介

進捗管理でよく聞かれる「ロードマップ」

遅れや漏れが出ないようタスクを可視化しなくてはいけないのは分かっていても、プロジェクトごとにその場しのぎで作成していませんか?

  • ロードマップの正しい作り方、使い方は?
  • おすすめの作成ツールがあるって本当?

実は昨今、エクセルなどを使わなくても無料でロードマップが作れる便利なサービスまで登場しています。

作り方からおすすめツールまで明日から使える実践法を紹介します!

ロードマップが必要な理由

ロードマップ 必要な理由

ロードマップとは、近い将来に達成したい目的までの行程を具体化した表のこと。

具体的には、プロジェクトのスタート(現状)からゴール(未来)までの間に必要となるアクションや超えなければならないステップを可視化したものを指します。

ロードマップがあることで、プロジェクトのゴールまでに必要な事柄や手順がチーム内で明確になり、全体進捗の遅れやタスク漏れ、あるいはチーム内での方向性のずれを防ぐことが出来るので、より目標達成の成功確度を高めるのに役立ちます。

ロードマップの作成はプロジェクトマネジメントをする人にとって有益なビジネススキルです。

しかしながら、エクセルやスプレッドシートなどでプロジェクト期日までの時間軸とタスクや担当者を書き出した一覧のことを「ロードマップ」だと、なんとなくの理解で取り組んではいないでしょうか?

具体的な定義はありませんが、ロードマップに盛り込むべき主な項目の例は以下の通り。

横軸に時系列に沿ったアクションやステップを書き出し、縦軸にそのために役割をこなしていくメンバー名や完了するべきタスクを書き出していくのが一般的です。

そして大枠を決めながら、ひとつひとつの項目はできるだけ具体的に記載していくことがコツです。

横軸の項目
ゴールでのあるべき姿新商品の開発
ゴールまでに必要なステップ社内審査会の日程
ステップ達成に必要なアクション必要書類の準備
縦軸の項目
中項目チームAのタスク
小項目チームA個人のタスク

どんなプロジェクト管理においても使いやすいロードマップですが、特に受託先や他部署との連携で関係者が多い複雑なプロジェクトや、期日が迫っていてタスク管理が重要な局面で役に立ちます

全体の意思疎通やオンタイムでの業務管理が可能になるので、ロードマップはプロジェクトを円滑に進めるために必要です。

その作成と管理をマスターし、プロジェクトマネジメントにおけるビジネススキルを向上しましょう。

失敗しないロードマップの作り方

失敗しない ロードマップ 作り方

それでは、失敗しないロードマップを作るためにはどうしたらいいか深掘りしていきます。

ロードマップの書き方には厳密なルールはないですが、基本を押さえることでどんなチームやプロジェクトでも効果的に応用できます。

関わっているプロジェクトによって様々な局面や登場人物がいると思うので、ロードマップの本質を理解することで、立場や環境、目的に応じて、柔軟にシートをアレンジできるようになるのが理想的です。

そこでこの記事では、失敗しないロードマップ作りのためにまず押さえておくべき本質を解説します。

ロードマップに書かれるべき「本質」

現状現在の状況、リソース
目標段階的に達成すべきこと
問題目に見える課題、潜在的な課題
解決目に見える課題、潜在的な課題

ロードマップの作成におけるよくある失敗は、それらしいグラフを作ることで満足し本質を見失ってしまうことです。

ロードマップの目的は、あくまで関係者が一致団結してゴールを達成することをサポートすることです。

グラフとしての色合いや網羅性といった体裁は後回しで構わないので、まずは上記5つのポイントについて、自分が置かれている状況を具体化するのがポイントです。

失敗しないロードマップ作りのために、「目的」の設定が極めて重要です。

ゴールとなる成果物や状況、そしてその期限を明記しましょう。

残された時間を把握することが鍵なので、ロードマップは数十年を念頭に置いたといった組織全体の長期戦略よりも、むしろ中期プロジェクトにおける意思疎通や、短期プロジェクトにおけるタスク管理の場面でより効果を発揮するといえます。

同時に「事業をとにかく成長させる」「町を元気にする」などの抽象的な目標は、「売上を昨年比X%にする」「訪問客X人を達成する」など数値管理できる形に具体化するようにしましょう。

「現状」には、できれば定量的な指標を書き込むことが望ましいです。

たとえばプロジェクト型の業務ならば作業工数(例:XXを作成、YYと合意形成)や人的リソース(例:ZZチームにて作業)、ダイエットや売上管理など数値目標があるものなら現段階における数値が当てはまります。

次の「目標」は「目的」達成のためのステップで、たとえば目的が「売上を昨年比120%に伸長する」ことであれば、そのための手段として「6月までに新規開拓10件を達成する」といったステップが該当します。

「問題」は道のりの中で課題となるべきことで、プロジェクト内外の要因や、遅延や障害に繋がる状況に想像を膨らませましょう。

最後の「解決」は目的達成のためのアクションで、「毎週新規アポを2件行う」などといった具体的な文言となります。

重ねてになりますが、本質的を押さえてロードマップを作成したら、状況に応じて柔軟に上書きしていくことも重要です。

たとえばプロジェクト序盤でゴールまでに大きく遅れを取っていることが判明したら、その要因は何で、挽回の兆しはあるのか。

挽回できないとしたら、手段やゴールの見直しは必要かといった議論をすることがロードマップの有効な使い方です。

逆にプロジェクトまでに余裕があることが分かったら、他のチームとリソースを分け合ったり、成功要因を探ることも有益です。

時と場合に応じて中間目標における課題を洗い出したり、そのための解決の施策を考えたりするのもロードマップの本質です。

最初に時間をかけて具体化したからといってそれに捉われることなく、臨機応変に使いこなしていきましょう。

おすすめのロードマップ作成ツール3選

ロードマップのコツを理解しても、いざ手を動かすとなるとエクセルを広げてセルを埋めてと意外と手間が掛かるものです。

筆者も若手の頃、チームのロードマップを作るようにいわれて何時間も棒に振った苦い経験があります。

プロジェクトを俯瞰して本質を突き詰めることに時間を使うのは生産的ですが、体裁を整えてきれいに印刷したりするのは忙しいビジネスマンにとっては億劫ですし、それで実際の作業に取りかかれないのは本末転倒です。

しかしながら、昨今ではそんな時に役立つ便利ツールがいくつも開発されています。

今日は国内外で人気の作成ツールを3つご紹介するので、ぜひ長所を比べて使ってみてください。
スクロールできます→

機能・特徴無料プラン有料プラン
Trello2010年開発のパイオニア。
シンプルかつ優秀なインターフェイスが強み。
Business Class:$10/月(年払い)$12.5/月(月払い)
Enterprise:問合せ
Redmine玄人向けのオープンソース。
カスタムが多様でITプロジェクトにおすすめ。
スタンダード(S):¥8,800~/月(税込)
※クラウドサービス
Time Kreiグループウェアと連携。
原価計算など高付加価値なサービスを提供。
クラウド:問合せ
シングルテナント:問合せ

Trello

Trello

Trello(トレロ)は、アメリカのソフトウェア会社「Fog Creek Software」が開発した先駆け的なツール。

社内ソフトとして2010年ごろ開発され、2013年より外部サービスとの連携などが実装されました。

海外を中心に人気に火がつき、AdobeやGoogleといった多国籍企業をはじめ今では実に世界2000万人が導入しています。

その強みはなんといっても、ハイテク企業でも導入されるだけある優れたインターフェイス

豊富なカラーパレットで進捗をひとめで識別できるフォーマットであることはもちろん、デザインだけではなく豊富な機能性も魅力です。

特にプロジェクトメンバーの顔写真と組み合わせてタスク管理できるのは、小さなプロジェクトはもちろん、大規模プロジェクトにおいても顔の見える管理が可能になります。

さらに拡張機能の「Power-Ups」も他にはない魅力です。

必要な機能だけが直感的にわかるようにTrelloの初期設定は極めてシンプル。

ここにお好みで、工数管理をするガントチャートをはじめ、生産性評価や時間計測など、プロジェクトマネージャーの役割を助けてくれるツールが充実しています。

小規模プロジェクトであれば無料ユーザーでも拡張機能を十分に使うことができ、また操作ログはすべてタスクカード内に記録されます。

一方、社内外の多くの人と共有する場合など、さらにセキュリティを強化したい場合や拡張機能を無制限で使いたい人には、Business Class版(1人あたり9.99ドル/月)やEnterprise版(1人あたり20.83ドル/月)がおすすめです。

Redmine

Redmine

Redmine(レッドマイン)も昨今人気を博しつつあるツールです。

タスクを「チケット」という単位で表現し更新時に関係するメンバーに自動で通知メールが届きます。

メンバー側は進捗度や優先度、終了日などといった条件でフィルタリングしながら自分のチケットを把握できるので、使いこなせるようになれば全てのユーザーにとってカスタム性が高いツールです。

その最大の特徴は、多くの開発者が協力しあって開発するオープンソースで運用されているソフトウェアである点です。

端的にいえば、使いこなすことができれば無料で高度なことができるが、トラブルなどの際には自分で解決する必要がある、そんな玄人好みのツール。

専門知識を持つエンジニアを抱えたチームなどITプロジェクトには特におすすめできます。

その仕組みは自社サーバーもしくは関係者のクラウドサーバーにRedmineをインストールし、webアプリケーションとしてロードマップを利用すること。

ユーザー側はChromeなどのブラウザさえあれば簡単に始めることできるので、複数の端末でアクセスするなどの場面においても便利です。

ライセンス費用なしに、ガントチャート、ドキュメント編集のWiki、周知機能、リポジトリ機能など多様な機能にアクセスできます。

開発者が数多く携わるオープンソースだからこそ実現できた、商用ソフトウェアにも劣らない豊富な機能が魅力です。

ただしトラブル時には自らバグを報告しなければならないのが、有料ソフトと比べた時の難点です。

Time Krei

TimeKrei

Time Krei(タイムクレイ)は、アプリ開発などを行う株式会社テンダが提供するツールです。

Trelloより後発でありながら、利便性と国内でサポートが受けられる安全性からこれまでに1,100社が導入した実績を誇ります。

その強みは、包括的なグループウェアを提供している点。

同じテンダ社が提供するグループウェアと一気通貫したサービスなので、一度導入すれば互換性が高いツールと共にロードマップの作成と運用ができます

たとえばメンバーのスケジュール確認や備品予約、その他の多彩な情報の設定や確認も1画面で可能なので、情報共有の時間を大幅に削減する上、労務管理も兼ねられます。

加えて、プロジェクトの原価設定ができ完了時には作業実績が自動的に登録・分析されるので、コスト計算や業務改善の手間を大幅に削減してくれる高性能なツールです。

クラウドで導入時の費用は29,800円/月額。

10ユーザー以上の利用においては、1ユーザー追加ごとに2,980円/月額が加算されます。

ベンチャー企業や新規プロジェクトでグループウェアを導入する際には特におすすめです。

ロードマップはビジネス成功の鍵を握る

ロードマップ ビジネス 成功の鍵

単なるタスク管理や進捗確認にとどまらず、プロジェクトの成功の鍵を握るロードマップ

表面的なリスト作りにとどまらず、プロジェクトの着地点やその道のりにおける課題を本質的に捉えて可視化することが重要です。

そのスタート(現状)からゴール(未来)までに起きる事柄を具体化することでチーム一丸となって目的に向かうことを助けてくれるので、プロジェクト型で仕事に取り組むことが多いビジネスマンには非常に有益なマネジメントスキルです。

ビジネス全体の把握や中間目標における課題、そしてそのための解決策を考えるのに役立ちます。

最初は手間のかかるロードマップですが、便利ツールを使うことで生産的に作成と運用ができます

体裁を整えるのに時間がかかりがちな作業が短縮されるので、忙しい人にとっては大変役立ちます。

ツールを使ってロードマップをマスターし、マネジメントの質を上てプロジェクトの成功に貢献する人材としてぜひ存在感を高めてください。

またロードマップとあわせてプロジェクト管理に役立つツールを以下の記事でもご紹介しています。こちらもぜひ参照してみてください。

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