【テレワークを快適に】必須ITツールで在宅でもストレスフリー環境へ

新型コロナウイルスの感染拡大にともない、多くの企業においてテレワークの導入が進んでいます。

これまでテレワークといえば、一部のITエンジニアなどが中心となって積極的に活用してきたケースが多かったですが、これまでオフィスで仕事を行ってきたその他のワーカーもテレワークに移行している現状があります。

しかし、一口にテレワークといっても決して簡単に導入できるものではなく、さまざまな弊害や解決すべき課題もあります。

そこで今回の記事では、テレワークを行うにあたって考えられるメリットやデメリットを紹介するとともに、デメリットを解消するために有効なITツールもあわせて解説していきます。

テレワークを導入するメリット

従来のオフィスワークからテレワークに移行することによって、どのようなメリットが考えられるのか整理してみましょう。

今回は3つのメリットをピックアップして紹介します。

多様な働き方に対応できる

テレワークはオフィスに通う必要がないため、小さな子どもがいる親や介護が必要な高齢者がいる人にとっても働きやすい環境といえるでしょう。

たとえば学校や幼稚園への送迎も可能なほか、万が一体調を崩した場合でもすぐに病院に連れていくこともできます。

また、家族の事情によって職場から遠く離れた場所からしか通勤せざるを得ない場合でも、通勤が必要ないため影響を受けることもありません。

時間を有効に活用できる

通勤と帰宅のために電車やバスに乗る必要がなくなるため、その分有効に時間を活用できるメリットがあります。

家族とゆっくり食事を楽しんだり、子どもと遊ぶ時間も毎日確保できるためワークライフバランスも充実することでしょう。時間に余裕ができるということは、スキルアップや副業に充てられる時間も増えることも意味します。

もし本業以外でやりたい仕事や挑戦してみたい資格などがあれば、毎日コツコツと継続していくことで自ずと良い結果が出てくる可能性も十分あります。

BCP対策としても有効

上記で紹介した2つのポイントは、いずれも会社で働く従業員にとってのメリットですが、実は経営者にとっても数多くのメリットがあります。

なかでも重要なのがBCP対策です。新型コロナウイルスの影響によって多くの企業が休業を余儀なくされたなかで、もともとテレワークの環境が整っていた企業はオフィスへ出社しなくても最低限の業務を継続することができたという事実があります。

東日本大震災以降、本社へ一極集中するのではなく、会社の機能を分散しておくBCP対策が進んできました。

しかし、今回のように全国的、全世界的に感染症が拡大してしまうと、従来のBCP対策だけでは不十分であることも新たな課題として浮上しました。テレワークを導入するということは、会社そのものを存続させるためにも重要な対策といえるのです。

テレワークのデメリット

次に、テレワークを導入するにあたって考えられるデメリットをピックアップします。こちらもメリットと同様に3つのポイントを挙げてみました。

コミュニケーション不足になりがち

テレワークを導入する際に多くの経営者や人事担当者が懸念しているのがコミュニケーションに関する内容です。

従来のオフィスワークであれば対面で気軽に相談や連絡ができていましたが、物理的に離れた場所で働くテレワークの場合、連絡をするタイミングを図りづらいもの。タイミングによってはメールの内容を見逃していたり、電話に出てくれないといった問題が起こる可能性もあります。

データ共有のセキュリティが不安

社内で使用していた共有フォルダなどは、社内ネットワークからのアクセスに限定されていたためセキュリティの不安はありませんでしたが、テレワークに移行することによってインターネット上からのアクセスを許容しなければなりません。

当然のことながら一般のオンラインストレージのように無条件でデータを保存しておくことは難しく、適切なセキュリティ対策を施す必要があります。

そのため、オンラインストレージを導入する際には、セキュリティソフト等で体制を万全にするか、ハッキングに対する対策等をセキュリティプランとして設けているものを選定する必要があります。

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業務そのものの生産性低下が懸念される

これまでオフィス内で行ってきた業務について、それと全く同じ方法でテレワークに対応できるとも限りません。たとえば一部の業務内では書類や捺印、FAXなどが求められることもあるでしょう。

これまでの業務フローをテレワークに移行することは物理的に不可能なことも多いため、適切なフローや方法を検討し直す必要も出てきます。しかし、それにともなって業務効率や生産性が低下してしまう懸念も生じます。

テレワークのデメリットを補うために有効なITツール

テレワークの導入においてはメリットばかりがクローズアップされがちですが、実はデメリットや解決すべき課題も多く、経営者や人事担当者はしっかりと向き合ったうえで意思決定をしなければなりません。

日本ではこれまでテレワークの普及率が非常に低く、決して広く普及しているとはいえない状況でした。そのため、突然全ての業務をテレワークに移行しようとしても現実的には難しいもの。

しかし、だからといって全ての企業、全ての業務がテレワークに一切対応できないというものではありません。

まずは自社の部署や業務のなかでどれがテレワークに移行できるのかを検討し、実現可能なものから段階的に移行していくことが重要です。社内で一つの成功事例が生まれれば、それをもとに他の部署や業務に応用できることが広がっていくかもしれません。

そこで重要な要素となるのが、テレワークのデメリットを補うためのITツールです。

主にテレワーク向けのITツールとしては「WEB会議ツール」、「情報共有・データ共有ツール」、そして「業務効率化ツール」などが有効とされており、会社の規模や業務内容によっても最適なツールは変わってきます。

これら3つのITツールについて、次からもう少し詳しく掘り下げていきましょう。

WEB会議ツール

テレワークの必需品として多くの企業に活用されているのがWEB会議ツールです。

新型コロナウイルスの影響によって「ZOOM」が大きな注目を集めましたが、これ以外にもさまざまなWEB会議ツールが存在します。

おすすめのWEB会議ツール比較

ZOOM

録画機能やチャット機能、ホワイトボード機能などが充実したWEB会議ツールです。

3名以上が同時に利用する場合、1回あたり40分までという制限があるものの、シンプルな操作性で使いやすく代表的なWEB会議ツールとして知られています。

本来はビデオ会議用としての用途なのですが、最近では外出自粛生活が長引く中で「オンライン飲み会」などに活用するケースも増えているようです。

Skype

マイクロソフトが提供しているWEB会議ツールです。

2020年3月から4月にかけてZOOMのセキュリティリスクが話題になったとき、Skypeに移行した企業も少なくありませんでした。

1点注意しておきたいポイントとしては、ビデオ通話の時間上限が設定されていることです。1日最長4時間まで、1ヶ月で100時間が上限となっているため、頻繁にミーティングやオンライン飲み会で利用している場合は注意が必要です。

WEB会議ツールの活用方法

対面でなければコミュニケーションが難しい場合や、相手の表情を見ながら会話をしたい場合などにWEB会議ツールが有効です。

会議で資料を共有する場合なども、ファイルをオンラインで共有したり画面共有したりすることも可能なため、リアルなミーティングと同等の正確なコミュニケーションが可能です。

通常のミーティング以外にも、社内研修やランチ会、飲み会などにも活用でき、テレワークで仕事に行き詰まった場合には同僚や先輩とのコミュニケーションの中で新たなアイデアを得ることにもつながるはずです。

情報共有・データ共有ツール

わざわざWEB会議ツールを開かなくても、1対1での会話や情報交換の際に役立つツールをご紹介します。

チャット機能やファイル共有の機能を活用したい場合におすすめです。

おすすめの情報共有・データ共有ツール比較

Slack

メールのかわりに気軽にコミュニケーションを実現するのがSlackです。チャット機能がメインのアプリケーションではありますが、ファイル添付やさまざまなプラグイン機能も実装でき、他のアプリケーションと連携させることで大幅な仕事効率化が可能です。

PCはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などデバイスを問わず利用できるのも大きな魅力といえるでしょう。

ChatWork

チャットツールのなかでSlackと並んで有名なのがChatWorkです。

Slackと同様にファイル添付などの機能も実装しているほか、タスク管理も可能。もちろん、PCやスマートフォン、タブレット端末などあらゆるデバイスに対応しています。

情報共有・データ共有ツールの活用方法

SlackやChatWorkは従来のメールや電話といったコミュニケーションツールの代わりとして活用するケースが多いです。

メールを送る際には都度宛先を指定しなければならないほか、関わっているプロジェクトや案件ごとにフォルダを整理するのも労力がかかってしまうもの。

しかし、チャットツールを活用すれば特定のグループやルームを作成でき、わざわざ宛先を選んでメッセージを送る必要もないため効率的です。

業務効率化ツール

定型的な作業であっても人の手作業に頼ってきた業務も多いのではないでしょうか。

テレワークの導入にともない書類を扱う業務フローを変更するケースも多いと思いますが、それに合わせてRPAをはじめとした業務効率化ツールを導入することでさらなる生産性アップが期待できます。

おすすめの業務効率化ツール比較

BizRobo!

BizRobo!はRPAテクノロジーズ社が提供しているRPAツールです。

2008年からいち早くRPAの開発に取り組み、現在では日立システムズやソフトバンクといった大企業への採用実績もあるほどに成長。RPAの導入が初めての企業に対しても、具体的な導入サポートや運用支援もトータルで提供しています。

WinActor

RPAは海外の企業が提供しているサービスが多い中で、WinActorはNTTのグループ企業が開発した安心の国産ソリューションサービスです。

アプリケーションそのものが日本語に完全対応しているため、英語が苦手な担当者であっても比較的導入ハードルは低いはずです。大手商社やメガバンクなど、日本を代表する大企業の導入事例も多く信頼性も高いです。

業務効率化システムの活用方法

RPAはオフィス系ソフトやブラウザ、自社オリジナルのシステムなど、アプリケーションを問わず対応できる点が大きな魅力です。

たとえば特定のWEBサイトから型番を検索し、該当する商品情報をExcelに転記して請求書を作成するといった業務にも対応できます。

また、OCRなどのツールを組み合わせると、手書きの申込書に記載された内容をデータ化して顧客データに取り込むことも可能。使い方次第であらゆる業務に対応できるはずです。

テレワークの準備は入念に

今回紹介してきたように、テレワークに対応させるためにはさまざまな課題があり、それをクリアするためにはITツールが必要不可欠といっても過言ではありません。

見切り発車のようにテレワークをスタートするのではなく、しっかりと入念な準備を行ったうえでスタートするのがテレワークを成功させるためのポイントです。

上記で紹介したITツール以外にも、さまざまなサービスやアプリケーションが存在します。自社に何が必要なのかを考え、本当に必要かつ使いやすいツール選びの参考にしてみてください。

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