【2021年最新】ワークフローシステムを機能・料金で比較

  • 事務手続きを効率化させたい
  • ペーパーレス化したい
  • 書類や情報の管理を自動で行いたい

これらの業務改善を行いたい企業では、ワークフローシステムを導入することで実現することができます。

しかし、導入を検討するにあたって、下記のような疑問や悩みもあるのではないでしょうか。

  • 導入を検討しているけどどれを選べば良いかわからない…
  • そもそもワークフローシステムって何ができるの?

そこで、本記事ではワークフローシステムの機能やおすすめのシステムについてご紹介をしてきます。

ぜひ導入時の参考としてみてください。

ワークフローとは

 

ワークフロー

ワークフローシステムについてご紹介する前に、まずは「そもそもワークフローとは何なのか」について確認をしていきましょう。

ワークフローとは、一言でいうと「業務上で発生する処理の一連の流れ(プロセス)」を指します。

たとえば、書類の承認について。

会社組織で仕事をしていると、さまざまな書類を作成する場面があり、それらに上司の承認が必要となることが多々あります。

その際に、書類の種類によって承認をしてもらう上司や、申請ルートが異なることもあるでしょう。

このように、社内組織で決められた規則やルールを図式化したものをワークフローと呼びます

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステム 機能

ここではワークフローシステムの主な機能やメリットについてご紹介をしていきます。

ワークフローシステム導入時の選び方のポイントにもなりますので、しっかり確認していきましょう。

申請書の電子化でペーパーレス化

ツール内で申請書を起票することができるので、これまでExcel・Wordで作成して印刷していた申請書を電子化することが可能です。

また、自社の既存の申請書(紙、Excel、Word)の形式に合わせて作成できる製品もあります。

ペーパーレス化することにより、電子化することで書類や資料を保管するスペースなども不要となります。

また、紙やインク代のコストを削減、ツールが使用できる環境下であれば、いつどこからでも申請することが可能で業務効率化が見込めます

申請、承認ルートの設定

「稟議書は上長」「経費精算は総務部」など文書や申請書によって、提出先ルートや承認者が異なることは多々あります。

ワークフローシステムでは、このような申請書ごとに異なる申請承認ルートをそれぞれ設定することが可能です。

これにより、ユーザーは申請書の必要項目に入力を行い、申請ボタンを押すだけで申請書の提出が完了するのです。

申請承認ルートが設定されていることで、申請者はどこへ提出すればよいかと迷ったり手間取ることがなくなり、スムーズな申請が可能となります。

承認状況の確認

書類の提出では「申請者 ⇒ 課長 ⇒ 部長」といったように、段階的に承認を行うことも多々あります。

ワークフローシステムでは、書類の承認がどの段階まで進んでいるのか可視化されるので、一目で確認することが可能です。

これにより、急ぎ承認が必要な書類でも承認状況が確認できるので「承認が誰で止まっているのか」を知ることができます

状況を把握することで、承認者への催促や代理承認を依頼するなどの判断ができるようになるので、事務処理手続きが止まりにくくなる効果があります。

最新ワークフローシステム比較一覧

  • 従来の申請書とフォームを揃えたい
  • 簡単に申請承認したい
  • 自分でカスタマイズできるものが良い

ワークフロー製品の導入に際してたくさんの要望があることでしょう。

そこで、本記事では2021年版最新のおすすめワークフローシステムから厳選したサービスをご紹介していきます。

特徴や機能、必要な初期費用など選び方のポイントについても徹底解説していきますので、ぜひ自社にマッチしたシステムを選んでください。

ジョブカンワークフロー

ジョブカン ワークフロー

費用対効果を重視したい方への人気ツールはジョブカンワークフローです。

業界最安値級の価格かつ初期費用やサポートも無料でありながら、利用できる機能が充実していてコスパがとても高くおすすめです。

オンプレミスではなくクラウド上でサービスが提供されているので、設備の新調やセキュリティ対策を自社ですることなく導入できることもメリットであると言えます。

操作性においても「自分で申請書を作成する」と聞くと難しく考えられがちですが、管理者権限をもつユーザーが閲覧できる画面はとてもシンプルで、クリック操作だけで簡単に操作できます。

また、利用できる会社規模も数名から1,000人以上の大規模まで柔軟に対応可能であるほか、他のワークフローシステムにはない「英語切替」の機能も搭載しており、クリックひとつで切替が可能です。

この機能を活用することで、翻訳にかける時間を削減できるため、海外拠点や外国人社員が多い企業向けのワークフローシステムであるとも言えるでしょう。

機能・50種類のフォームから申請書を作成可能
・申請書ごとに承認ルートを設定可能
・ワンクリックで英語版に切替可能
・PC以外にスマートフォンやタブレット対応で外出先でも申請・承認が可能
料金月額300円(1ユーザーあたり)

Create!Webフロー

Create!Webフロー

「既存の申請書のフォームを使って作成したい」という人におすすめするのはCreate!Webフローです。

Create!Webフローでは、ExcelやWordで作成されたデータをワンタッチでインポートすることができます。

そのため、従業員は慣れ親しんだフォームで申請書が使えるので、管理者も従来と同じ方法で管理することができます

また、Create!Webフローでは申請書に画像を「添付」ではなく「張り付ける」ことが可能です。

これにより、いちいちファイルを保存して画像を開き直す必要がなく、承認者の負担も減らすことができます。

そのほか、承認ルートの設計も難しい条件式で組み立てるのではなく、アイコンをラインで結んで設定することが可能です。

複雑な操作はなくシンプルなデザインなので、専門的な知識がなく初めて申請経路を構築する人も楽に運用できます。

組織変更で部門が追加や従業員の異動が多く、複数のルートを設定しなければならない場合でも、操作性が高いことで作業効率が上がることが見込めます。

クラウド版、パッケージ版ともに無料で使うことができるトライアルもできるので、事前に確認しておくとスムーズに使い始めることができるでしょう。

機能・決裁された申請書を自動でPDF保存
・申請書内に画像を張り付け可能
・申請状況が一目でわかる
・ルート設計が感覚的に作成可能
・グループウェアや基幹システムと連携
料金・クラウド版:月額500円(1ユーザーあたり)
・パッケージ版:50ユーザー60万円~

X-point Cloud

X-point cloud

申請書フォームのカスタマイズ自由度の高いX-point Cloudでは、基本的な申請書や稟議書などだけではなく、日報や回覧など日々の業務で使う書式でも使用することができます。

在宅やリモートで働くテレワークのように、働き方が多様化してきている昨今において、メールでの日報や回覧では効率が非常に悪く、埋もれてしまいがちで確認漏れも発生します。

日報や回覧など、日々業務で必要となる連絡にも応用して利用することでこうした課題も解決することが可能です。

また、カスタマイズの自由度が高いので既存のペーパーベースの申請書の再現ができるので、利用ユーザーは混乱なくシステム利用へ移行することができるのもポイントであると言えるでしょう。

もちろん、カスタマイズせずとも元々用意されているフォームから作成することもできるので、IT知識がなくとも安心して利用することができます。

機能・申請書だけではなくタスク量を把握できる
・申請書フォームの作成における自由度が高い
・Android、iPhoneなどスマホブラウザで使用可能
・通知機能で申請の承認漏れを防止
料金月額500円(1ユーザーあたり)

自社に合ったワークフローシステムの導入を

ワークフローシステム 導入

昨今、在宅ワークやリモートワークといった、出社せずに働くテレワーク制度を導入する企業が増えています。

これにより従来のペーパーベースでは対応しきれない業務も増加してきています。

そんな悩みを解消してくれるのが今回ご紹介したワークフローシステム。

本記事でご紹介した内容を踏まえ、各ワークフローシステムのHPには実績や導入事例も掲載されていますので、どのような企業が導入しているか、自社の形態に近い企業はどんなシステムを導入しているかも参考にしてみてください