プロジェクト開始に際し、最も重要な場である『キックオフミーティング』。
今回はコンサルタントとしてプロジェクトでの実務を担った経験談を交えつつ、キックオフの目的と進め方、及び必要な資料についてお話します。
キックオフミーティングの目的とは
ずばりキックオフの目的は、プロジェクトスタートにあたり、成功へ向けた共通認識をメンバー全員で持つことです。
プロジェクトの目的や目指すゴール、役割分担及びスケジュールの擦り合わせなどを行います。
キックオフミーティングの進め方
キックオフは、下記流れでの進行が一般的です。
①目的・ゴールの擦り合わせ
②大まかなスケジュールの擦り合わせ
③体制・役割分担の擦り合わせ
④自己紹介
⑤質疑応答
キックオフのメインは前半①〜③までの擦り合わせです。
いずれもボリュームの大きい議題であるため、そこで殆どの時間を費やすことになり、途中で時間切れになる場合も少なく有りません。
しかし、その後に控える自己紹介の時間は決して侮れず、削ってはならない重要な部分です。
クライアント・ベンダー・コンサルティングファーム等、複数の企業が参画するプロジェクトの場合、メンバー同士で過ごす時間の少なさから信頼関係構築の難易度が高いためです。
名刺交換のみでは紹介できない、プロジェクトに対する想いや得意分野などを伝え合うことで今後の働きやすさ向上を目指し、より良い信頼関係の構築に努めます。
徹底した時間管理で、限られた時間を最大限有効活用しましょう。
キックオフミーティングに必要な資料
上記キックオフの進め方にあわせ、資料は下記５つを用意します。
資料はキックオフの円滑な進行のため、必要不可欠なサポートアイテムです。
①アジェンダ
②プロジェクトの目的・ゴールに関する概要
③大まかなスケジュール表
④全体の体制図
⑤WBS（進行管理表）
アジェンダ
ミーティングの流れを示す目次である『①アジェンダ』。
アジェンダには、議題のみでなく、それぞれの時間配分も記載しておくことをお勧めします。
冒頭でもお話しましたが、キックオフのように多くのメンバーによる発言で白熱しやすいミーティングは時間切れになりやすいためです。
そのため、アジェンダに時間配分を記載することで、メンバー全員で時間配分の認識を持てるよう誘導します。
PPTのスライド１枚に箇条書きでまとめ、シンプルに伝える資料にします。
プロジェクトの目的・ゴールに関する概要
次に『②プロジェクトの目的・ゴールに関する概要』です。
冒頭の繰り返しになりますが、キックオフの目的は、メンバー全員が共通認識を持つことであり、そこで最も大切なポイントは『目的』・『ゴール』の認識擦り合わせです。
目的・ゴールの認識がずれてしまうと、気付けばそれぞれが別方向に進み、炎上プロジェクトへまっしぐらです。
（昼夜問わず働くことになる過酷なプロジェクトは、『炎上した』『炎上プロジェクト』などと言われます）
例えば、一言に『ECサイト立ち上げ』プロジェクトだとしても、単に売上を伸ばすためか、認知度を上げるためか、若しくは顧客情報を収集するためか、様々な目的が考えられます。
同じECサイトの立ち上げでも、目的毎に目指すゴールの姿は大きく異なります。そのため、共通認識の擦り合わせは必要不可欠です。
また、ここでの資料は、そもそもプロジェクト参加に至った経緯からずれが生じぬよう、ベンダー及びコンサルティングファーム、各社の提案書をそのまま引用することが一般的です。
かなり資料のボリュームが増えますが、各メンバー間で認識齟齬が生じぬよう力を入れて作りたい部分です。
目的及びゴールを単純にひと言で記載するのみでなく、目的を掲げるにあたった経緯まで漏れなく纏めます。
私自身、プロジェクト開始時の目的・ゴールの認識擦り合わせが甘かった故の苦い経験があります。
成果物自体は素晴らしいものであったのに関わらず、実装された機能が本来の目的からかけ離れた物ばかりだったのです。
あり得ないスケジュールで巻き直し、プロジェクトスタート時の認識擦り合わせの重要さについて身を以て学びました…。
大まかなスケジュール表
プロジェクトの目的・ゴールが定まった次は『③大まかなスケジュール表』です。
いつまでに要件定義、いつから実装、いつからテストなど、大まかな進め方・スケジュールを確認します。
ここで用いる資料に関しても『②プロジェクトの目的・ゴールに関する概要』と同じく、各社の提案書を引用した内容にします。
PPTのスライド１枚でミーティング中も見やすいレイアウトで纏めることが多いです。
全体の体制図
進め方の認識が定まった次は、役割分担の確認です。
そこで必要なのが、『④全体の体制図』です。
ここでプロジェクト全体のうち、各社各メンバーが参入するポジションを確認します。
ピラミッド型の図をこちらもPPTスライド１枚分に纏めます。
また、誰が誰とやり取りをするか、ミーティングのインビテーション（招待状）は誰が出すか、会議室は誰が押さえるか、議事録は誰がとるか、緊急時の連絡先など、細かい部分の役割分担まで漏れがないよう行います。
余談ですが、ここで意外に重要なのが『インビテーションの送信担当』決めです。
OutlookやGmail等メールソフトには、会議の出席依頼を出し、それを受信者が承認した場合、カレンダーに予定が自動登録される便利な機能があり、それが『インビテーション』（通称『インビ』）です。
そんなインビテーションは、誰かが送信しなければ、仮にミーティングが予定されていたとしても自動登録されることはありません。
送信しなければ使えない。
当然のようですが、このインビテーションがないことでメンバーにミーティング予定を認識されず、全員集まれなかったという事態が起こりえます。
そのため、“ミーティング主催企業が送信する”、“ミーティングの日程が決まり次第○○が全員に送信する”など、インビテーション送信担当は必ず決めておきたい役割分担の１項目です。
（実際にこれで再三揉めたこと経験があり、ここでお話しさせて頂きました…）
インビテーションの例に限らず、何となく誰かがやりそうな細かい役割についてこそ、きっちり分担しておくことが良好なプロジェクト進行に繋がります。
WBS
最後に『⑤WBS』です。
これはWork Breakdown Structureの略で、必要なタスクを限りなく細分化し、それぞれのタスクを行う時期や必要な工数、担当者などをまとめた進捗管理表を意味します。
③の大まかなスケジュールとは対照に、Excelを用いて非常に細かい作業計画を作成します。
WBSはキックオフ後より始まるタスクをそれぞれ確実に認識するため、作っておくべき資料の１つです。
逆にWBSなしに走り出すプロジェクトは先が見えにくく、炎上可能性が高く非常に危険です。
ここでタスクの洗い出しに漏れがあると、スケジュールの大幅なずれに繋がり、プロジェクトの命運を分けることになります。
完璧に洗い出すことは容易でありませんが、メンバー全員で確認をしながら精度の高いWBSを作成できれば、そのプロジェクトは成功します。
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プロジェクト成功に向けて
キックオフミーティングはプロジェクトの骨となり、基盤となる非常に重要なミーティングです。
気持ちのよいスタートを切れるよう、万全の準備をして挑みましょう。
参加メンバーは、キックオフが行われた後、時間が空かないうちに資料を読み返し、自分なりに整理することをおすすめします。
プロジェクトがスタートしているとはいえ、軌道修正が必要な場合は迅速な対応が求められます。
疑問点、理解できない事や明確になっていない事などあれば、早めに共有や相談をしておくことで、プロジェクトが失敗するリスクを減らすことができます。
リーダーを中心に会社内でコミュニケーションを密にとるようにこころがけましょう。
昨今、リモートやテレワークといった働き方の多様化や、複数のプロジェクトを横断しての進行するプロジェクトが増えるなど、チームの管理も複雑化していく傾向にあります。
このような場合はプロジェクト管理に適したツールやアプリケーション等を導入し、進捗管理やコミュニケーションの手助けをさせるのも一手です。
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また、こちらの記事で紹介したような、プロジェクト全体の整理や進捗管理を担うPM（プロジェクトマネージャー）やPMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）という役割や仕組みがあります。
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