一流の仕事をする人だけが知る時間管理のコツ
この記事を読むと分かる事
  • 戦略コンサルの時間管理術
  • 時間管理がうまくいかないワケとは?
  • チームでの時間管理と「見える化」の図解法

外資系戦略コンサルタントはなぜタクシーによく乗るのか?

外資系戦略コンサルタントはなぜタクシーによく乗るのか

戦略コンサルタントは移動にタクシーをよく使います。

多くの企業は経費節減に厳しいこともあり、仕事中の移動にタクシーを利用することをためらうビジネスパーソンは多いかもしれません。「うらやましい」と思う人、「そんな金があるなら高いコンサル料を下げろ」と思う人もいるでしょう。

でも、コンサルタントがタクシーを使うのは決して“楽をする”ためではないのです。

実は、できるコンサルタントはタクシーの後部座席をオフィスにし、タクシーに乗っている時間を仕事時間として使っています

タクシーの後部座席は電車などと違い自分一人の空間ですので、他人の目を気にする必要がありません(運転手さんは基本的に前を向いているので、こちらを見ていません)。

このメリットを活かしてタクシーの中でスマホでメールチェックや返信をしたり、目を通さなくてはならない資料を読み込んだりしています。ノートパソコンを使って作業をすることもあります。

同僚と乗った時には簡単な打ち合わせをすることもありますし、スマホで仕事の電話をかけることもあります(ただし、クライアントの名前を隠したり、秘密度の高い話は避けるなど、運転手さんに聞かれても良いような工夫をします。)。

電車やバスに比べてタクシーの料金は高いですが、こうして移動時間を仕事の時間に充てることで生みだされる付加価値を考えれば、費用対効果は見合うのです。

戦略コンサルタントは少人数・短期間で難しい仕事をこなす

戦略コンサルティングファームのプロジェクトチームの典型的な体制は、プロジェクトマネージャー+2~3人というものです。

プロジェクトの期間は、かつては3ヵ月が一般的でしたが、最近は短期化していて2ヵ月とか1ヵ月というものが増えています。

こうした少人数・短期間で難しい課題に取り組み成果を求められるので、コンサルタントは時間を有効に使うことが必須になります。

ですから、最初に触れたタクシー利用も含め、コンサルタントは時間を有効活用するために様々な工夫をしています。

そしてそれらの多くは、コンサルタント以外でも一流の仕事をする人に共通します。

以下では私の戦略コンサルタント時代の経験をベースに、時間を有効に活用し仕事を回すノウハウをご紹介します。

戦略コンサルタントの効率的時間管理(タイムマネジメント)のコツ

戦略コンサルタントの効率的時間管理のコツ

私が考える戦略コンサルタントの時間管理のポイントは、大きく言って以下の4つです。

  • できないことに時間をかけない
  • お金で買える時間は買う
  • チーム全体でスケジュールを共有する
  • 仕事全体のスケジュールを立ててから逆算で時間管理する

できないことに時間をかけない

コンサルタントは仕事のアウトプットに高いクオリティを求められます。求めるレベルが高いですから、当然ですが簡単に達成することはできません。

一人一人のコンサルタントは試行錯誤を繰り返しながらアウトプットを作成していきます。
そして時間を有効に使うためのポイントは、この試行錯誤の進め方にあります。

試行錯誤ですから、なかなかいい考えが思いつかなかったり、どう進めれば良いか分からなくなったりすることがよくあるのですが、こうした状況になった時に一人でいつまでも悩んでいては時間を無駄に使ってしまいます。

いい考えが浮かばない、どう進めれば良いか分からない時には、その状況のままいつまでも一人で考え込んでいないで、追加のインプットを自分の頭に入れてから考え直すことが結局は時間を有効に使うことになります。

「無から有を生み出す」というのは誰でもあこがれることですが、実際のところはとても難しいことで、普通は無からは何も産まれません。

考えが行き詰っているのは、今自分の手元にあるインプット(情報、ノウハウなど)だけでは足らないからなのです。

そういう時は、追加の資料やデータを探して読んだり、自分以外の第三者の意見を聞いてみたりして、新しいインプットを自分の中に取り入れることが、結局は効率的に自分の考えを進化させることにつながります。

「もっと時間をかけて考えれば、良い考えが浮かぶはずだ」というのは、自分の実力・能力に対する過信かもしれません。

できないことはできないと認めて、できないことに時間をかけ続けることを避けることが、結局は時間の有効活用につながります。

お金で買える時間は買う

「時は金なり」と言いますが、お金で時間を買える(お金をかけることで時間を有効活用できる)のであれば、コンサルタントは迷わずにお金を使います。

前に触れたタクシーでの移動はそんな一例ですが、それ以外にも以下のような場面にはコンサルティングファームで頻繁に遭遇します。

どれも費用がかかるサービスですが、慣れない作業に時間を使うよりもその作業に精通した人に依頼した方が結果的に短時間で済みますし、コンサルタントはその間の時間を別の作業に使えるので、全体としてみた時の費用対効果は高くなるのです。

大量の紙ベースデータのPCインプット外部委託

最近はアナリティクスと呼ばれる、大量のデータ分析から示唆を出すというアプローチが良く用いられます。

そこまでいかなくても、エクセルやアクセスといったソフトを使って自分のPCでデータを分析することは、コンサルティングファームでは日常茶飯事です。

しかし、データ分析をPCで行うためには、データがデジタル化されていなければなりません。

最近は各企業でもIT化が進み、最初からデジタルデータが存在することも多いですが、伝票、社内帳票、顧客アンケートなど、データが紙ベースのみで存在するケースにもコンサルタントは日常的に直面します。

こうした時、自分で一つ一つ入力するのではなく、PCインプットに慣れた人を派遣会社から派遣してもらい入力作業を業務委託することで、できるコンサルタントは時間を節約します。

私も依頼したことはありますが、慣れた人は私にはとてもできないようなスピードで入力をしてくれましたし、私はその時間を使って他の作業を行うことができました。

統計、リサーチ、文献などの資料探しの外部委託

最近はインターネットが普及し、様々な情報をネット上で得ることができます。

これは逆に言えばインターネット上には大量の(かつ玉石混交の)情報があるということで、自分が知りたいことや使いたいデータを的確に探すことはなかなか難しいのです。

こんな時にコンサルタントが活用するのが、データや文献を探したり、簡単な調べ物を行ったりしてくれるサービスです。

あるテーマに関して世の中に存在する統計データや参考になりそうな文献などを、依頼者に代わって探してきてくれます。

代表的なサービスとしては、日本能率協会総合研究所のマーケティングデータバンク(MDB)があげられます。
法人対象の登録メンバー制なので、誰でも使えるサービスではないですが、多くのコンサルティングファームが利用しています。

こうした法人向けサービス以外でも、最近はクラウドソーシングなどを通じてリサーチ業務を請け負ってくれるフリーランスの方に依頼することも可能です。

プロジェクトチーム全体でスケジュールを共有する

プロジェクトチーム全体でスケジュールを共有する

コンサルティングファームのプロジェクトは原則としてチームで動きます。

その結果、チームでのミーティングや、マネージャーとメンバーの個別ミーティングなどが頻繁に行われるので、これらを効率的に行うことは短期間に作業を進める上でとても重要になります。

例えば、メンバーがある分析を行った結果に基づいて資料を作成した後、マネージャーと確認ミーティングを行おうとしたがスケジュールが合わなかったとします。

この場合、そのメンバーはマネージャーの確認が済むまでその後のステップに進むことができず、時間のロスが発生します。

確認が無いまま次のステップを進めてマネージャーとの確認時に修正を指示されると、今度は先に進めていたステップの部分の作業に手戻りが発生してしまい、こちらも時間のロスが発生します。

どちらにしても時間が効率的に使われているとは言えません。

こうした状況を回避するにはチーム全体でスケジュールを共有し、他メンバーの予定を勘案した上で自分の作業スケジュールを設定することが必要になります。

例えば4日後から2日間マネージャーが出張とわかっていれば、3日後にマネージャーとのミーティングを設定しておいて、自分の関連作業は2日で終わるように前倒しするといった調整を行います。

そのためコンサルティングファームのスケジュール管理アプリは、プロジェクトチームメンバーに開示できるように設定されているのが通常です。

仕事全体のスケジュールを立ててから逆算で時間管理する

3ヵ月のプロジェクトがスタートすると、コンサルタントがまず行うことは全体スケジュールの設定です。

中間報告会、最終報告会や、クライアントの実務レベルとの定期的な打ち合わせから、ファーム内でのインターナルなミーティングまで、プロジェクト全体のマイルストーンとなる日程を設定してしまいます。

もちろん、実際のプロジェクトの進捗状況や、関係者のスケジュールの変更などによってこれらの日程は変更されることも多いのですが、プロジェクトチームとしてまずはスケジュールを決めてしまうのです。

そして、そのスケジュールを前提にして、プロジェクトチーム全体そして各コンサルタントがワークプラン(作業計画)を立てます。つまりマイルストーンとなる日程から逆算してワークプランを立てるのです。

このような逆算の発想こそが、効率的に時間管理をするための大きなポイントです。

必要な作業を積み重ねてある程度まとまったら報告しようというような積み上げ型でスケジュールを立てると、どうしても「まだまとまっていないから報告はもう少ししてから…」とか「あと少し追加作業をすればもっと良くなるはず…」などと、スケジュールが後倒しになってしまいがちです。

むしろ「この日までに完了するにはこの日までにこれを終わらせないと…」と考え、「期日までに終わらせるには、必須事項であるこれを優先して取り組んで、その他は余裕があれば…」といったように仕事を優先順位付けすることが、期日管理と効率的な時間管理につながるのです。

特別なソフト・アプリやツールは無くても時間管理は可能

特別なソフト・アプリやツールはなくても時間管理は可能

コンサルタントがスケジュール管理に使うのは一般の企業と同じようなツールです。

私がコンサルタントだった時に使っていたのは、ファームの標準ツールだったOutlookの予定表、そして自分の作業管理のためのExcelくらいでした。ご参考までにどのように使用していたかをご紹介します。

Outlook予定表は公開を前提に全ての予定を記載

スケジュール管理はOutlook予定表を使用しました。

既に説明したとおり、予定表は基本的にチームメンバーと共有し、誰でも私の予定を参照できるような設定としていました。そして予定を入力するに際しては以下のような点を心がけていました。

outlook予定表の入力イメージ

すべての予定を入力して使える時間を「見える化」する

予定表にはすべての予定を入力します。

すべてというのは、会議、顧客訪問といったイベントに加えて、顧客訪問のための移動時間や、会議の延長のバッファ時間、未確定だが相手に会議や訪問の候補時間として伝えている予定を含みます。

こうして予定を記入してみると、自分が使える時間が意外と少ないことにも気付けます。

例えば同じ1時間の顧客とのミーティングでも、30分の移動なら往復の移動を含め2時間で終わりますが、2時間の移動の時はトータル5時間と半日がかりの予定になってしまいます。
移動時間を予定表に入れておかないと、フリーに見える時間が実は使えないということになってしまいます。

また、予定の間にはできるだけ30分程度のバッファを置きます。

会議や顧客との面談などが少し延びてしまうことは良くあることです。

そうした延長バッファも予定表上でわかるようにしておくことで、想定外の延長によるスケジュールの混乱を避けることができますし、もし延長が無かったとしても予定と予定の間に時間があれば、次の予定への準備をできるので生産性が高まります。

未確定の予定は「(仮)〇〇ミーティング」のような形で入力します。
会議や面談の日程調整は、関係者が多くなったり、相手が多忙な方だったりすると調整に時間がかかります。

そのような未確定スケジュールを予定表に入力しておくことは、ダブルブッキングを回避し、自分の予定を把握しておくために重要です。

もちろん、予定が確定したら仮の予定は削除するなど、こまめな管理が必要なのは言うまでもありません。

また、「この作業の時間はこの時間帯に確保する」といった自分自身のスケジュール管理のため、自分の作業時間を予定表上に入力することもあります。

これは自分自身へのメッセージであると同時に、自分の予定を参照するプロジェクトチームメンバーに「この時間は他のことはできないですよ」というメッセージにもなります。

管理職になると、時間は自分一人の物ではなくなります。「この時間に作業しようと思っていたのにメンバーとの打ち合わせが入ってしまった」といったことを回避するためにも、自分の作業時間を予定表上に入力することは役に立ちます。

チームメンバーなど第三者が見ることを意識して予定表を記入する

既に述べたようにコンサルティングファームではプロジェクトチームで作業を進めるため、チーム内で各メンバーの予定を共有することで日程調整などの生産性を高めます。

逆に言えば、自分の予定は常に誰かに見られていることになりますから、プライベートな予定や、非常に秘密性が高い予定等(例、M&Aの候補先との面談、人事関係の打ち合わせ)については、他人に参照されても問題無いように記入しておく必要があります。

Outlookの予定表では予定を作成する際に「非公開」を設定できるので、私はその機能を利用していました。

また、予定のステータスについても公開方法として、「予定あり/仮の予定/外出中/他の場所で作業」などが選択でき、予定表上での見え方が変わります。

会議の予定一つでも、社内にいるのか、外出しているのかがパッと見てわかりますから、他のメンバーが私の予定を見た時の理解度が高まります。

outlook予定表の予定入力画面

尚、多くの戦略コンサルティングファームではクライアントの秘密を保護するため、プロジェクトチームが異なれば社員同士でもクライアント企業名はみだりに明かさないのが原則です。

従って、予定表上もクライアント企業名は略称(アルファベット数文字など)で表示し、当該チームメンバー以外にはわからないようにする工夫をしていました。

エクセルでできるTo Doリスト管理

自分は今、どんな仕事をしなければならず、それぞれの仕事はいつまでに完了する必要があるのかというTo Doリストは、時間の使い方を考えるための必須アイテムです。

私は週の終わりに翌週のTo Doリストを整理するようにしていましたし、今日はやることが多くて忙しいと思う日には、朝一番でその日のTo Doリストを整理してから仕事に取り掛かっていました。

To Doリストにはやらなければならない仕事と期日を記入します。そしてそのリストを基にして、「金曜日にこの資料を完成するため、水曜日には第一稿を完成させる…」などと作業プランを立てるのです。

やるべき仕事をリスト化して全体像を把握できると、ある仕事を期日に間に合わせるためには別の仕事を後回しにしなければならない、といった優先順位付けをしやすくなります。

こうして優先順位付けをしながらTo Doリストを更新していくのですが、リスト自体は極端な話、手書きのメモでも構いません。

ただ前の週のリストにあったものの中で、結果として翌週に繰り延べたものの管理や、リスト内の作業を優先順位に応じて並べ替えてみるといった思考がしやすいので、私はエクセルでリスト化していました。

時間管理が出来ない人が陥るワナ

時間管理ができない人が陥るワナ

ところで、時間管理が出来ない人は何が問題なのでしょうか?
これまでに説明したコンサルタントの仕事の仕方も踏まえて考えてみます。

自分の能力に対する過信(もしくは幻想)

単純化して言えば、人が達成できる仕事は「単位時間当たりにできる仕事量×投入時間」で決まります。

下の図の長方形の部分の面積にあたるのが達成できる仕事で、必要となる面積は仕事の難易度が高かったり、分量が多かったりすれば大きくなります。

処理できる時間=単位時間当たり仕事量×投入時間

時間当たりにできる仕事量は本人の能力によって決まりますので、難しい仕事を能力が低い人が行えば、仕事を完了するためには投入時間を多くするしかありません。

逆に短時間で必要な仕事を完了するには、単位時間に多くの仕事をできる能力の高さが必要です。

ところが時間管理が出来ない人は「本気になれば自分はできるはず」と自分の能力を過信してしまったり、「そのくらいできるといいな」という願望を実力と勘違いしたりしてしまいます。

その結果、仕事を完了するためにかかる時間量が想像していた以上に膨んでしまい、想定外の長時間労働で辻褄合わせをしたり、最悪の場合は期日や品質を守れないままで仕事を終えたりすることになってしまいます。

前に説明した、仕事のできるコンサルタントはできないことに時間をかけないというポイントは、こうした失敗を回避しているものです。

自分の力量を客観的に判断して、普通にやったのでは時間が足らないと思ったら、他人の力を借りる(単位時間の仕事量を増やす)か、投入時間を十分に確保することが必要です。

自分が使える時間の量に対する過信(もしくは無知)

一方「単位時間当たりにできる仕事量×投入時間」の投入時間の方を勘違いしてしまうケースもあります。

「無駄な時間を省けば時間はとれる」「残業して時間を作ればよい」と、仕事に充てられる時間を過大に見積もってしまうケースです。

ところが実際には「無駄な時間」は意外と省くことができなかったり、自分が想定していなかったことに時間を取られたりして、思うように時間を作ることができないといったことが発生します。

残業して時間を作ってようやく最低限必要な時間が確保できる状況では、何か一つでもアクシデントが発生したら作業計画は破綻してしまいます。

こうした使える時間の量についての過信は、自分の仕事スケジュールを「見える化」してみることでかなり防ぐことができます。

コンサルタントのスケジュール表の入力のところで紹介した、移動時間や会議の延長のバッファ、自分で作業する時間をスケジュール上に入力するといった工夫は、自分の仕事にかかる時間を「見える化」することで、自分にどの位の使える時間があるのかを明確にし、使える時間量についての過信を回避するための一つの手段です。

期日からの逆算で作業計画を作れない

たいていの仕事には期日があります。
ビジネスパーソンとして期日を守るというのは基本中の基本です。

しかし仕事の出来ない人の中には、期日が迫ってから「まだ終わっていない」とあわてて残業するというような人が多く存在します。

効率的に時間を管理し仕事を進めるためには、逆算の発想が必須です。

仕事が発生したら期日はいつなのかを確認し、そこから逆算して必要な作業をいつ行うべきなのかを考えて仕事の計画を立てることが、結果的に効率的に仕事を進めることにつながります。

例えば、1ヶ月後にアウトプットのプレゼンをするのであれば、資料はいつまでに完成させるのか、だとすればその資料の第一稿ドラフトはいつ作成するべきなのかを考える必要があります。

さらにその資料で使うデータを集めるためには、いつまでに何をするべきなのかも考える必要があります。

こうした逆算の発想での日程設定なしに、やみくもに動きだしてしまうと途中で時間が足らなくなったり、必要作業の見落としが見つかったりといった状況になりがちです。

やるべきことの優先順位付けをしない

プロジェクトマネージャー時代「忙しい忙しい」と残業している若手メンバーに、何をしているのか聞いてみるとそれほど重要度の高くない仕事が多かった、ということがありました。

多くの企業で、仕事はやろうと思えば身の回りにいくらでもあります。

取引先の社長へのプレゼンも、社内の歓送迎会の幹事もどちらも「仕事」です。
期日が明日の仕事もあれば、一か月先が期日の仕事もあります。

忙しいわりに仕事の成果が伴わない人には、こうした仕事の優先順位を考慮せず、自分の前に降ってきた順に仕事にとりかかっているようなケースが散見されます。

時間に十分な余裕があるなら、目の前に来た順に仕事をこなしていっても問題は起きないでしょう。
しかし、多くのビジネスパーソンにとって時間は希少な資源です。

その希少な資源をどの仕事に配分するのかは、いわば自分の仕事についてのポートフォリオマネジメントであり、優先順位を良く考えた上で対応することが必須です。

To Doリストなどを使ってやるべき仕事の優先順位マネジメントをすることが、時間管理を上手く行うポイントになります。

フリーランスなどにもコンサルタントのノウハウは活用可能

フリーランスなどにもコンサルタントのノウハウは活用可能

ここまでコンサルタントの時間管理の仕方についてご紹介してきました。

最初に触れたように、コンサルタントの仕事は2~3ヵ月という短期間かつ少人数のチームで成果を求められるので、時間を有効に使うことが特に重要視されます。

ただ、時間の有効活用が重要なのは一般企業でも同じですし、全ての仕事を自分で管理しなくてはならないフリーランスは、もしかしたらさらに大変な立場かもしれません。

ですから、ここでご紹介した考え方やノウハウはコンサルタントに限らず、すべてのビジネスパーソンに応用可能なのではないかと思います。

働き方改革の議論の中で、日本の労働生産性が諸外国と比べて低いということが指摘されました。
日本が人口減少社会となっていく中で、一人一人が時間を有効に使い、労働生産性を高めていくことは今後の日本の成長にとっても必須です。

自分の時間管理の仕方、働き方を見直して、労働生産性を高める工夫をしていきましょう。

時間の管理以外にも、戦略コンサルでは様々なノウハウを駆使し生産性の高めて仕事をこなしています。
こちらの記事では、それらを詳しくご紹介していますので参照してみてください。

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